매시업 유형2. 그룹웨어에서 더존ERP 전표를 선택하여 전자결재 처리  

이번 방식은 더존 ERP에서 전표를 생성만 해 놓고 그룹웨어에 와서 전자결재를 득하는 방식입니다. 유형1에서는 더존 ERP화면에서 전자결재를 호출 하는 방식이였다면, 이 방법은, 그룹웨어 안에 전자결재시스템안에서 더존 ERP 전표를 불어와 상신하는 방식입니다. 가장 널리 사용하는 방식입니다. 널리 사용한다라는 뜻은, 그 동안 가장 많이 이런식으로 연동해서 사용하고 있다는 뜻입니다.

ERP시스템에서 회계전표를 생성하거나, 공유하기로 사전에 정의된 사용자ID로 그룹웨어를 로그인합니다. 여기에서 사전에 공유하기로 정의된 경우라는 뜻은, 그룹웨어 관리자에 사용자들을 묶어주는 기능이 있습니다. 이는 별지를 통해 설명드리도록 하겠습니다.

전자결재 메뉴에서 문서작성이라는 메뉴 및 버튼을 클릭합니다. 그러면, 그림과 같이 사전에 정의된 전자결재 양식들이 표시 될 것입니다. 거기에서 더존ERP전표 라는 양식명을 클릭하십시요.

로그인한 사용자가 열람권한이 있는 더존ERP의 전표들이 보일 것입니다. 보이는 더존ERP 전표들은, 대기중인 전표들입니다. 이미 팀원 및 담당자가 더존ERP에서 미리 생성한 전표들입니다. 전자결재를 득하기 위해 대기중인 전표들이라 볼 수 있겠지요. 그 전표들 중에 전자결재를 태울 문서를 선택합니다.

위에서 선택한 대기중인 더존ERP전표 하나가 자세한 세부내용을 가지고 상신화면이 열리게 됩니다. 상단에는 결재라인을 지정하는 기능이 있고 중간부분에는 더존ERP전표 세부내용이 표시하게 되며 하단에는 증비서류를 첨부할 수 있는 화면으로 구성되어져 있습니다. 이 화면에서 결재를 올리기 위한 작업들을 하시고 상신하기 버튼을 클릭 해 주세요.

위에서 상신이 완료되면, 결재 문서는 다음 결재자에게 보내집니다. 그룹웨어에서 ZPS라는 알림(Notification)을 통해 실시간으로 다음 결재자에게 문서도착 사실을 알리게 됩니다. 다음 결재자는 도착한 알림을 클릭하면 다음과 같이 로그인 창이 열리게 됩니다. 물론, 이미 로그인 되어 있는 경우라면 해당 로그인 창은 통과하고 바로 도착한 전표가 보일 것입니다.

다음 결재자에게 도착한 결재문서는 하단의 그림과 같이 보일 것입니다. 상신자의 정보와 전표의 내용, 증빙서류의 파일들이 함께 보일 것입니다. 만약, 증빙서류가 이미지 계열의 파일일 경우, 전표내용 하단으로 붙어져서 하나의 문서처럼 표시될 것입니다. 결재자는 상단의 승인 및 반려 또는 보류버튼을 클릭할 수 있습니다. 만약, 승인버튼을 클릭하였을 경우, 결재문서는 다음 결재자에게 또 넘어가게 됩니다.

만약, 반려 버튼을 클릭 하였을 경우 해당 문서는 즉시 종료되어, 그 정보가 더존 ERP 시스템으로 전송되게 됩니다. 이 신호를 받은 더존 ERP 시스템은 해당 전표를 최종 반려처리하게 됩니다.

또는, 보류 버튼을 클릭하였을 경우 해당 문서는 대기 상태를 지속합니다. 다음 결재자에게 넘어가지도 않을 뿐더러, 해당 문서는 이 상태에서 보류가 되는 것입니다. 결재를 하지 않는것과 어떤 차이냐 하면 결재자의 의사를 전달하는 것입니다. 이 문서를 읽지 않고 결재하지 않는 것과, 결정을 미루겠다는 의사결정은 분명 다른 것이기 때문입니다.

가장, 추천해 드리는 방식입니다. 만약, 더존 ERP 시스템에서 전표들을 수시로 결재대기 상태로 만들어 놓고, 특정 사람들이 그룹웨어 결재를 태우는 구조라면 더더욱 이 방식이 유용합니다. 하지만, 더존ERP시스템간의 처리 방식은 3가지를 지원하기 때문에 각 업무적 특성에 따라 결정하시면 됩니다.