매시업 유형3. 그룹웨어에서 전표를 만들고 최종 승인 후 더존ERP로 데이타 전송

거의 대부분을 그룹웨어에서 하는 방식입니다. 그룹웨어 안에서 경비결재 화면을 입력하고 상신합니다. 이때, 중요한 것은 해당 결재문서가 더존ERP 시스템으로 넘어가지 않는 다는 것입니다. 최종 결재를 득해야만 더존ERP시스템으로 넘어가는 구조입니다. 즉, 반려건은 그룹웨어만 남습니다. 업무적 특성에 따라 선택되어지 구조이겠습니다. 이게 상신이 완료되면, 다음 결재가에게 넘어가고 최종 결재를 득할 때 까지 그룹웨어 전자결재 시스템안에서만 돌아가는 방식입니다.

미리 정의된 그룹웨어 상신을 위한 양식들이 보이는 화면에서 해당 경비결재양식을 클릭합니다. 이때, 해당 결재양식은 사용자별로 사용할 수 있고 없고의 권한을 부여할 수 있습니다. 권한이 부여된 사용자에게만 결재양식이 보일 것입니다.

상신화면이 열리게 됩니다. 입력화면들은, 그룹웨어 개발자 또는, OpenAPI를 보고 내부에서 만든 것입니다. 이는, 사전에 협의를 통해 개발을 요청하거나, OpenAPI를 숙지하신 후, 화면을 제작합니다.

현재 예시로 보여드리는 화면에서는 검색기간을 선택하고 나오는 더존ERP에서 가져온 카드내역들을 선택 후, 세부 사용에 대한 내용을 작성합니다. 이때, 더존ERP시스템의 예산체크를 클릭하면 예산조회 기능도 있어 예산 부족인지 알 수 있게 합니다. 이제 제목 및 결재라인을 지정하고 적요를 작성 후, 증빙서류를 첨부로 지정합니다. 그리고, 최종 상신하기 버튼을 클릭합니다.

위에서 보시는 바와 같이, 카드전표에 대한 세부 사용내용을 아주 정밀하게 입력하고, 예산체크도 하고, 금액에 따른 결재라인도 자동으로 불러오고 하는 등, 이미 상신 화면에서 많은 기능들로 구성되어진 것을 알 수 있습니다. 이런 과정을 거치기 때문에 제대로 최종 상신이 잘 되었는지 확인하는 것은 매우 중요한 절차라 하겠습니다.

이제, 결재 문서는 다음 결재자에게 넘어갔습니다. 중간 결재자 및 최종결재자가 승인, 반려, 보류 중에 하나를 선택합니다. 그 방법과 절차를 설명합니다. 물론, 반복적인 결재 문서일 경우 일괄로 승인하는 기능도 있습니다. 그룹웨어에서 안에서 최종 승인까지 완료해야만 더존 ERP로 전표가 전송됩니다.

최종 결재가 승인이라면 해당 문서는 최종 승인과 동시에 더존 ERP 시스템으로 전송되게 됩니다. 발신지는 그룹웨어시스템이며, 수신지는 더존 ERP시스템입니다. 만약, 최종 반려 처리 되었다면 해당 문서는 더존 ERP 시스템으로 전송되지 않습니다. 이때, 중요한 것은, 해당 자료는 그룹웨어시스템안에 지속적으로 남아있게 됩니다. 승인 기록 뿐만 아니라, 반려 기록도 그룹웨어 시스템에 남게 됩니다. 더존 ERP 시스템에서는 반려 기록은 없습니다.

이 방식은, 그룹웨어서 전표 자체를 생성하기 때문에, 전표 작성 화면을 사전에 정의하고, 동작하는 조건절에 대한 부분을 명확히 하는 것이 중요합니다. 더존 ERP 시스템은 해당 결과만을 받을 뿐입니다. 그룹웨어 개발사에게 상신하는 페이지 작업을 요청해야 겠지만, OpenAPI를 사요할 수 있는 개발자를 보유하고 계시다면, 직접 상신하는 화면을 제작하실 수 도 있습니다.