회사에서 사용하는 문서를 그룹웨어에서도 등록하여 사용할 수 있나요? (문서양식 관리(등록))  

3.양식분류
양식이 어디로 분류되는지 설정하는 옵션입니다. 분류코드 추가는 관련글 '문서를 양식별로 분류하고, 동일 양식도 모음철을 통해 분류할 수 있는 기초코드등록 설정하는 방법 ' 참고 바랍니다.

4.정렬순서
문서분류 안에서 해당 양식이 정렬되는 순서를 지정할 수 있는 기능입니다. 음수~양수로 지정해줄 수 있으며 숫자가 작은 순으로 정렬되게 됩니다. 지정하지 않았을때, 0으로 지정했을때의 기본값은 100입니다.

5.출력양식등록
결재문서를 출력할 때 보여지는 양식을 선택하는 기능입니다.
결재문서View화면과 동일은 웹상에서 보는 그대로 인쇄해주고 기본출력양식~빈양식, 행정공문양식은 세세한 부분에 차이가 있지만 문서제목은 사용자가 작성한대로 따라갑니다.
그 외 양식은 시스템에서 사용하는 양식으로 제목도 해당 양식으로 변하니 특별한 경우에만 사용하시기 바랍니다.

6.문서번호부여규칙
문서번호를 부여하는 규칙을 정해줄 수 있는 기능입니다. 예약어를 통해 현재 사내에서 사용하는 규칙대로 입력해주시면 됩니다.
예) 문서양식명-부서명-년도-월-문서연번 3자리

7.문서기본제목
문서작성 시 처음부터 입력되어있는 제목을 설정하는 기능입니다. 문서번호와 동일하게 예약어가 적용이 됩니다. 물론 예약어 없이 등록하셔도 문제는 없습니다.

8.기본보존년한
문서작성 시 처음 설정되어있는 보존년한을 설정해주는 기능입니다. 기본적으로 1년으로 설정되어있습니다.

9.도움말이미지
문서작성 시 결재정보와 에디터 사이에 각종 이미지를 삽입할 수 있는 기능입니다. 도움말이미지를 통해 결재라인을 어떻게 설정해야할지, 문서를 어떻게 작성해야할지 안내할 수 있습니다.
자세한 설명은 관련글 '전자결재 문서 작성 시, 도움말 이미지 설정하는 방법' 참고바랍니다.

10.문서담당자
문서담당자는 본인이 지정된 문서에 대해 문서양식관리 설정이 가능해집니다. 또한 보관함 메뉴에 문서담당자 (양식n개)가 새로 생성되어 본인 담당의 문서 모두를 볼 수 있습니다.

11.기본배포수신,참조,회람자
문서작성 시 기본적으로 설정되어있는 배포자들을 설정할 수 있는 기능입니다. 수신, 참조, 회람의 차이는 다음과 같습니다.

1.화면표시옵션
1~2번 옵션은 문서작성 시 각안, 첨부파일을 등록할지 하지 않을 지 선택할 수 있는 기능입니다. 본문 에디터아래 각각 표시되게 됩니다.

3번 옵션은 결재상신 후, 결재완료 후 리플을 달수 있게할 지 하지 않을 지 선택하는 옵션입니다.

4번옵션은 결재완료된 문서를 외부로 전달할 수 있도록 하는 기능을 사용하거나 사용하지 않거나 선택할 수 있는 옵션입니다.
기능절 기능에 대해선 관련글 '승인완료된 결재 문서를 결재 라인 또는 수신,참조,회람에 없는데도 해당 문서를 공유 할 수 있나요?' 참고바랍니다.

2.문서작성옵션
1~4번은 문서작성 시 반드시 해야하는 행동을 규정하는 기능입니다. 만약 규정된 행동을 하지 않았으면 다음과 같은 경고창이 뜨게되고 상신이 되지 않습니다.

5번은 해당 양식의 임시저장을 허용할 지 하지 않을지 설정하는 기능입니다.

6~8번은 문서작성 시 문서배포 시기와 다음 진행 옵션을 선택하는 기능입니다. 해당 기능에 대해선 관련글 '전자결재의 배포문서관련설정 옵션 추가' 참고바랍니다.

3.결재라인
해당 양식에서 적용되는 결재라인 옵션에 대한 기능들입니다.

①직위순서상에 하급자가 상급자 다음에 올 수 없습니다.
결재라인 상 하급자가 상급자 앞에 오게할 수 있느냐 없느냐를 결정하는 옵션입니다. 있다로 설정 시 사원도 사장 뒤로 결재라인에 배치할 수 있습니다.

②결재자를 지정하지 않을 경우 상신 할 수 없다. (본인결재)
본인결재기능을 활성화할지 하지 않을지 선택하는 기능입니다. 본인결재 시 상신과 동시에 결재완료가 됩니다.

④다른부서 사람들은 반드시 결재자가 되지 말아야 합니다.
타 부서인원을 결재라인에 추가해도 될지 안될지 선택하는 옵션입니다. 되지 말아야한다고 설정하시면 타 부서 인원들은 결재라인에 포함될 수 없습니다.

⑤,⑥,⑦,⑧
각각 전결자, 협조자, 통제자, 합의자가 존재해야하는지 여부를 설정하는 기능입니다. 아래 세부기능은 모두 동일하니 협조자를 예로 설명하겠습니다.

1)협조자가 존재해야 하는데 없을 경우, 안내 메세지
지금까지는 시스템에 설정된 메세지가 보여졌다면 여기서는 사용자가 따로 메세지를 지정해주실 수 있습니다. 이는 어느부서의 누구를 지정해달라는 안내가 필요하기에 메세지를 입력하게끔 해놓았습니다.

2)협조자를 첫번째 결재칸에 위치할 수 없도록 설정
협조자가 첫번째 결재칸에 위치할 수 없도록 하는 옵션입니다. 결재가 우선 부서 내부에서 확인이 되고 협조자에게 결재요청을 할 때 사용하시는 기능입니다.

3)협조자를 전결자 이전에 위치하도록 설정
협조자가 전결자 뒤로 가있게되면 전결 후에 문서가 종결되게 됩니다. 이는 협조자의 의미가 없어지기에 애초에 전결자 이후로 등록할 수 없도록 하는 기능입니다.

⑨,⑩,⑪
해당 양식에서의 결재라인에 바로도착, 결재라인수정권한, 내용수정권한 기능에 대한 사용 여부와 사용자 변경가부를 설정하는 기능입니다. 이 기능은 관련글 '회사전체에 적용되는 전자결재 환경값 설정하는 방법'의 3번 문항 참고바랍니다.

4.결재화면선택

①인쇄미리보기 화면에서 결재할 수 있다.
미결재함에서 결재문서 목록과 인쇄미리보기 창에서 결재를 할 수 있도록 설정하는 기능입니다.

②결재자가 승인 및 반려 시 스스로 결재일자를 변경할 수 있다.
결재 시 결재일자를 변경할 수 있는 기능입니다. 특별한 경우를 제외하고는 사용하지 않는것을 권해드립니다.

5.기타

①배포문서에서 결재 문서를 읽기(열람)만 해도 "수락결정"으로 간주(처리,대체) 한다.
결재문서가 아닌 배포문서에서 수락버튼을 누르지 않더라도 문서를 열어보기만 하면 수락처리를 할 지 선택하는 기능입니다. 배포자가 문서내용에 따라 수락 또는 거절의 권한이 필요없을 때 사용하시면 됩니다.
이미지를 보시면 미수신 문서를 열람만 했을 뿐인데 수락으로 넘어간걸 보실 수 있습니다.

②배포문서->전체수신 완료후로 설정되어있는 경우, 한사람이라도, "거절"이 있을 경우, 다음결재자가 Sign(결재)할 수 없도록 설정.
배포문서 옵션을 전체수신 완료후로 설정하실 경우 수신자들이 전체 수신하기 전에는 결재가 다음으로 진행되지 않습니다.
일반적으로는 모두 수신하고 그 중 거절이 있더라도 결재라인이 넘어가게 됩니다. 이 기능을 활성화 할 경우 한사람이라도 거절이 있으면 다음 결재자에게 문서가 가지 않습니다.

6.문서설명
문서작성에서 양식 선택할 시 양식 아래 나타나는 설명을 변경하는 기능입니다.