문서를 양식별로 분류하고, 동일 양식도 모음철을 통해 분류할 수 있는 기초코드등록 설정하는 방법

전자결재 환경 2018-10-03

신기훈 0 댓글 1404

INTRO

문서양식이 적다면 문제되지 않겠지만 사내 문서양식이 많아지면 문서작성을 위해 일일이 찾는것도 큰일입니다.
이럴 때는 양식을 총무일반, 영업일반과 같이 공통된 영역으로 분류해서 저장해두면 찾기 쉽습니다.
또한 동일 양식 내에서도 계열사 별로 분류하고 싶을 때 서류모음철 기능을 통해 분류해두면 나중에 관리자가 문서 검색 시 용이하게 하실 수 있습니다.

이 글은 양식분류코드와 서류모음철 코드를 추가하거나 변경하는 방법을 설명한 글입니다.

1.양식분류, 서류모음철 추가 및 변경

지오유 그룹웨어는 기본적으로 ISO인증(9001) 심사기준으로 만들어진 분류를 제공해드리고 있기에 가급적 변경하지 않는 것이 좋습니다. 회사 사정에 따라 별도의 분류가 필요하신 경우 아래 매뉴얼을 따라 추가하거나 변경해주시면 됩니다.
양식분류, 서류모음철 모두 하는 방법은 동일하니 여기선 양식분류 추가 및 변경만 설명하겠습니다.

1. 코드추가

①master계정으로 로그인 하셔서 전자결재 - 환경설정으로 들어오신 후 기초코드 등록을 선택합니다.

②탭에서 추가, 변경하려는 기능을 선택하실 수 있습니다. 여기선 양식분류를 추가해보겠습니다.

③양식분류명, 설명, 정렬순서를 입력해줍니다. 정렬순서는 숫자가 낮은 순서대로 문서작성창에서 보여지게 됩니다.

④해당 양식분류를 사용할 지 하지 않을지 선택하는 기능입니다. 추후 양식분류가 필요없더라도 삭제보다는 이 기능을 통해 아니오로 변경해주시는게 좋습니다.

⑤저장 버튼을 눌러주시고 나면 아래와 같이 새로운 양식분류코드가 등록된 것을 보실 수 있습니다.

2. 코드 변경

⑥등록된 코드를 수정하기 위해선 먼저 수정하려는 코드를 선택합니다.

⑦입력란에 보여지는 정보를 수정하신 후 저장버튼을 누릅니다.

⑧수정한 정보가 적용된 것을 확인하실 수 있습니다.

⑨서류모음철을 추가하신 경우 문서 작성시에 다음과 같이 추가하신 코드가 표시되고 선택하실 수 있습니다.

1. 양식분류코드를 새로 만드셨더라도 분류안에 양식이 하나도 없을 경우 문서작성창에서는 분류코드가 나타나지 않습니다. 양식분류내에 양식을 등록하는 방법은 관련글 '회사에서 사용하는 문서를 그룹웨어에서도 등록하여 사용할 수 있나요?' 참고바랍니다.

2. 서류모음철 분류로 문서확인하는 방법은 관리자계정에서만 가능하며 아래 이미지 순서로 들어가시면 확인가능하십니다.