승인완료된 결재 문서를 공유하고 관리하려면 어떻게 해야 하나요? (보관함을 사용해보자!)

INTRO

그룹웨어를 사용함에 있어서 중요한 목표는 업무의 공유와 협업으로 체계를 만들며,
업무를 편리하게 관리하여 성과를 내는것 바로 이것이 중요한 목표라고 생각 되는데요,
그렇다면 회사의 중요한 자산이 되는 전자결재야 말로 공유와 관리가 잘되어야 하지 않을까요?
이번시간 '보관함'기능을 통해 협업과 공유로 한발 더 다가가는 방법, 함께 알아보겠습니다.

결재 완료된 문서를 공유하는 경우는 일반적으로 아래와 같습니다.
- 일을 처리해야하는 수신자가 부재중이거나 다른사람이 대신 해야 할 경우
- 결재자 및 배포자 이외에도 내용을 알아야 할경우
- 부서 결재내용을 부서자들이 공유해야 할 경우
- 퇴사자가 발생하여 처리자가 달라질 경우
- 회사 전 직원이 해당문서를 공유해야 할 경우

공유뿐만 아닌 개인의 보관함을 만들어 본인의 결재내역과 업무에 대해서 관리할 수 있습니다.

1. 보관함 생성

(보관함 생성을 누르면 보여지는 화면입니다.)

생성하면 이와같은 보관함들이 '보관함탭'에서 보여지는데, 소유자를 구분하여 개인소유인지 회사전체로 공유되는지 알 수 있습니다.

2. 결재문서 공유 및 관리(개인)

개인용 보관함은, 공유와 협업을 목적으로 만들지 않습니다.
일반적으로 개인이 결재문서를 관리할때 사용하기에 더 좋은 방법입니다.

모든 승인된 결재의 최 하단에는 '기능절' 기능이 있습니다.

보관함으로 복사를 누르면, 이와 같이 복사할 보관함을 선택할 수 있습니다.

개인에 대한 보관함은 '개인함'에서 확인해야하며 개인보관함 버튼 클릭시 보관함 목록이 보여집니다.

3. 결재문서 공유(회사 및 부서)

보관함 생성시 권한구분을 부서 및 회사로 설정하는 경우도 있겠죠?
부서 및 회사로 설정되어 있는것은 공유와 협업을 위해서 생성하는 경우 많은데요,
아래의 내용 함께 확인하겠습니다.

이 기능은 결재라인에 포함되어 있지않으며 배포란에도 포함되어 있지 않아도 문서를 공유 할 수 있는 방법입니다.

보관함으로 복사시 복사할 보관함은 부서전용 보관함으로 설정하여 복사합니다.

4. 사후전달기능

사후전달기능은 승인된 결재를 특정사용자의 사후보관함으로 문서를 보내,
사용자가 결재내용을 확인 할 수 있도록 하는 기능입니다.

1. 일을 처리해야 할 담당자가 퇴사하여 업무를 인수인계 해야할 경우
2. 상신자의 실수로 결재라인이나 배포에 인원이 누락된경우
3. 추후 다른 임직원들이 해당 문서를 확인해야할 경우
등에 사후전달 기능을 사용합니다.

기능절에서 수동전달하기 버튼을 클릭합니다.

OUTRO

일반적으로 결재 문서는 결재라인 및 배포자에 포함된 사용자만 확인이 가능한 문서입니다.
결재라인 및 배포자에 해당되지 않은 구성원이 결재 완료된 문서를 공유해야 될 여러가지 경우가 발생이 되었을 때 유용히 사용할 수 있는 기능입니다. 잘못 공유되지 않도록 각별히 유의하여 사용바랍니다.
더불어 각 문서 양식에 기능절 기능이 없다면 맨 상단 우측 관련 글에 연결된 "문서양식관리-옵션" 지식마당을 참고하여 해결바랍니다.