회사전체에 적용되는 전자결재 환경값 설정하는 방법 (회사 환경설정)

전자결재 환경 2018-10-03

신기훈 0 댓글 4931

INTRO

전자결재 스킨이나 기능과 관련된 그룹웨어 전체의 전자결재 환경값을 설정하는 매뉴얼입니다.
※같은 그룹웨어를 사용하는 계열사나 자회사도 함께 변경되는 사항입니다.

회사환경설정은 아래 이미지에서 확인하실 수 있습니다.

회사환경설정

1번~9번

1.관인, 직인 이미지 등록
'찾아보기'버튼을 눌러 회사 관인과 직인을 등록하실 수 있습니다.

2.빈양식으로 작성
사용할 수 없도록 설정하시면 아래 이미지처럼 문서작성 시 빈양식을 사용하실 수 없게 됩니다.

3.결재라인 생성 시 초기값(추가로, 빈양식 사용 시 정책)
문서작성 중 결재라인 불러오기를 했을 때 결재라인데 결재자 추가 시 기본적으로 불러와지는 설정값을 수정할 수 있는 부분입니다.
체크, 예로 설정 시 결재자를 추가하면 칸이 모두 체크되어있고 사용자가 변경하실 수 있습니다.
반대로 체크안함, 아니오 설정 시 기본적으로 체크되어있지 않고 사용자들이 체크시도 시 이미지와 같은 창이 뜹니다.
회사에 맞게 설정하시면 됩니다.
바로도착과 A,B기능에 대한 설명은 우측 관련글에서 '전자결재의 결재라인관리 방법' 참고 부탁드립니다.

4.결재구분 사용 옵션
결재라인에서 사용할 수 있는 결재구분을 선택하는 옵션입니다. 체크해제하게 되면 결재라인 설정 시 보여지지 않게 됩니다.
각 결재구분에 대한 설명은 우측 관련글 '전자결재 결재라인 및 구분의 정의와 올바른 전결 표기 방법' 참고 부탁드립니다.

5.문서양식 선택화면
문서작성으로 들어갔을 때 양식리스트를 어떻게 보여줄 지 선택하는 옵션입니다.

6.시스템제공양식 사용여부
저희 그룹웨어에서 기본으로 제공하는 양식, 근태관리와 연동된 시스템양식, WorkFlowERP양식을 사용할지 사용하지 않을지 선택하는 옵션입니다.

7.받을함 사용여부
받은결재함, 협조결재함, 배포(수신,참조,회람)결재함에서 결재라인 상 내 차례는 아니지만 후에 내가 받게 될 문서들을 볼 수 있는 받을함 기능의 사용여부를 선택하는 옵션입니다.
결재문서가 나에게 도착하기 전 결재가 정상적으로 이루어지고 있는지 확인이 필요한 경우에 사용하실 수 있으며 내용을 미리 확인함으로서 내용 오류를 미리 잡아낼 수도 있습니다.
옵션을 통해 내용을 볼수 있고 없고 역시 선택할 수 있습니다.

8.배포문서함 사용옵션
전자결재 왼쪽 메뉴에서 배포문서함 카테고리에 표시할 문서함을 선택하는 옵션입니다.

9.반려문서 재작성방법
반려된 문서를 재작성 할 때 기존 문서를 삭제할 지 묻는 옵션입니다. 삭제여부를 물어본다고 하면 아래와 같은 창이 뜨게되고 나머지 옵션은 사용자에게 물어보지 않고 삭제를 하고 안하고의 차이입니다.

10번~18번

10.바로도착(동시동보,후결)
결재라인에서 바로도착 기능 사용 시 문서종결처리와 반려처리에 대한 옵션입니다.
첫번째 체크박스는 해제하실 수 없도록 되어있습니다.
두번째 체크박스는 바로도착으로 인해 결재라인 뒤쪽에 위치한 결재자가 승인했을 시 그 이전 결재자가 반려처리를 할 수 있는가에 대해 묻는 옵션입니다.

11.문자 발송화면 자동전환
결재 후 다음 대상에게 결재가 도착했다는 문자나 메일을 발송할 수 있도록 할 것인가에 대한 옵션을 부여하는 설정입니다.
저희 그룹웨어는 실시간알림서비스인 ZPS를 제공해드립니다.(ZPS에 관해선 관련글 '모바일 메신저 지오유톡에서 전자결재 배포대상자에게 문서 도착 시 ZPS 알림 기능 추가' 참고 부탁드립니다.)
그럼에도 별도로 문자나 메일 발송기능을 제공해드리는 이유는 상대방이 푸쉬서비스 페어링이 안되어있거나 페어링 할 수 없는 환경일 경우에 문자 혹은 메일로 확인하실 수 있도록 하기 위함입니다.
첫번째 옵션은 결재 후 상대방에게 문자 및 메일을 발송할지 선택하는 화면으로 이동합니다.
두번째 옵션은 자동으로 결재 알림메일을 발송하는 기능입니다.
세번째 옵션은 알림기능 자체를 사용하지 않는 옵션입니다.