부서원들이 메일계정 하나로 메일을 받거나 보내고싶은데 어떻게해야하나요?(메일링리스트)

전자메일 환경 2018-08-23

신기훈 0 댓글 3637

메일은 회사에서 사용하는 가장 기본적인 커뮤니케이션수단입니다.
하지만 메일은 1:1 소통방식으로 개인적인면이 강해 업무의 공유가 어렵습니다.
공유가 되지 않으면 업무의 중복과 누락이 발생하게되어 불필요한 프로세스를 유발하게됩니다.
전체 부서원이 하나의 메일계정으로 메일 수발신을 할 수 있게 해주는 '메일링리스트' 기능을 통해
부서원들이 공유와 협업을 하여 업무능율을 올리실 수 있습니다.

여기선 하나의 메일계정에 여러 사용자를 포함시켜 사용하는 그룹메일, '메일링리스트'에 대해서 설명합니다.

Intro

보통은 부서에서 메일을 사용시 개인계정을 사용하거나 부서계정을 하나 만들어 부서원들이 일일이 접속해 메일을 확인합니다.
하지만 위와 같은 방법으로는 다음과 같은 문제점이 발생하게 됩니다.

개인계정 사용 시 문제점

위 이미지와 같이 임원실의 두 사원 중 한명은 메일을 받고 다른 한명은 메일을 받지 못하는 문제가 발생해 업무의 공유가 이루어지지 않고 누락이 발생되게 됩니다.
만약 김지호 사원이 휴가중이거나 어떤 사정에 의해 메일을 확인하지 못하게 되면 위와 같은 긴급요청을 놓치게 됩니다.

부서계정 사용 시 문제점

업무의 공유를 위해서 임원실계정을 하나 만들었습니다. 분명 함께 들어가서 메일은 확인할 수 있지만 다음과 같은 문제점이 있습니다.

메일확인시간은 표시되지만 누가확인했는지 파악하기 어렵다.

누가 업무를 처리하고 있는지 확인하기 어렵다.

일일이 공유계정에 들어가서 확인해야하는 번거로움이 있다.

약정인원에 포함되지 않는 메일링리스트 계정과는 달리 공유계정은 약정인원에 포함된다.

이에 반해 메일링리스트 기능을 사용하시면 약정인원의 낭비가 없고 각 사용자 개인계정에서 부서메일을 받아볼 수 있고 보낼수도 있습니다.
아래는 세금계산서를 받아보는 메일링리스트 계정의 예시입니다. 'bill@zioyoucs.net' 계정을 통해 네명의 구성원이 같은 메일을 받아보거나 보낼 수 있습니다.

1. 메일링리스트 계정 추가

1. 관리자(master)계정으로 로그인하여 전자메일을 누릅니다.

2. 기타를 눌러 메뉴를 활성화시키고 메일링리스트 버튼을 누릅니다.

3. 메일링리스트 계정 아이디를 입력합니다. 아이디는 사용자나 정지된 사용자 아이디, 'all' 이라는 시스템예약어와 중복될 수 없습니다.

4. 사용자들이 구분하기 위한 타이틀을 입력합니다. 정렬순서는 좌측에 보여지는 순서를 결정하는 것입니다.

5. 해당 계정이 어떤 업무에 사용되는지 설명을 적는 란입니다.

6. 메일링리스트 계정에 등록할 사용자를 추가하는 곳입니다. '+추가' 버튼을 눌러줍니다.

7. 상단 탭을 통해서 각종 분류별로 구분된 사용자를 추가하실 수 있습니다.
주의하실 점은 개인 사용자가 아닌 부서나 그룹으로는 추가하실 수 없습니다.

8. 사용자를 선택하셔서 '>>' 모양의 화살표를 눌러줍니다. 잘못 추가하셨을 땐 오른쪽 목록에서 선택하시고 '<<' 버튼을 눌러주시면 제거됩니다.

9. 모두 추가 하셨으면 '적용하기' 버튼을 누릅니다.

10. 저장을 누릅니다.

11. 메일링리스트 계정이 정상적으로 추가되신 것을 확인하실 수 있습니다.

2. 메일링리스트 계정으로 메일 보내기

메일링리스트 구성원들은 메일링리스트 계정으로 메일을 보내실 수 있습니다. 이 기능은 따로 설정하실 필요 없이 자동으로 적용됩니다.

1. 보내는사람 옆 드롭박스를 누릅니다.

2. 본인계정뿐만 아니라 메일링리스트 계정을 선택하실 수 있습니다.

3. 보내는사람의 기본값을 메일링리스트 계정으로 설정하실 수 있습니다. 메일환경설정으로 들어갑니다.

4. 편지송수신설정을 선택합니다.

5. 기본 발신주소에 메일링리스트 계정을 입력해줍니다.

6. 저장버튼을 누릅니다.

7. 편지작성 시 보내는사람이 기본적으로 메일링리스트 계정으로 설정되어있는 것을 확인하실 수 있습니다.

3. 메일태그기능과 함께 사용하기

메일링리스트 계정을 사용하시게되면 부서원들이 모두 같은 메일을 받아보실 수 있습니다.
하지만 여전히 해당 메일에 대해 누가 읽었는지, 해당 메일에 대해 업무가 처리되고 있는지 여부를 확인할 수가 없습니다.
이럴때는 '메일태그' 기능을 통해 서로 업무를 공유하실 수 있습니다.

1. 현재 관리자계정으로 로그인 되어있습니다. 받은 메일을 선택합니다.