공유메일태그를 통해 업무를 효율적으로 진행하고 싶어요.

전자메일 2018-12-26

이정훈 0 댓글 1655

INTRO

개인 메일 계정이 아닌 회사, 부서 또는 직무를 대표하는 메일 계정으로 구성원들이 동일한 공유 메일을 수신했을 경우 누가 열람을 했는지, 해당 메일에 대해 업무가 처리되고 있는지 여부를 확인할 수 있는 방법이 없습니다. 이럴때는 메일태그 기능을 통해 서로 업무를 공유하여 보다 효율적인 업무진행을 도출할 수 있습니다.

* 공유메일은 기본적으로 메일링리스트에 등록이 된 메일계정의 구성원들끼리의 공유이기 때문에 메일링리스트가 등록이 되어 있어야합니다. 메일링리스트 등록 방법은 관련글 '부서원들이 메일계정 하나로 메일을 받거나 보내고 싶은데 어떻게 해야 하나요?' 참고바랍니다.

메일태그 사용 방법

* 메일태그에는 크게 두 가지 종류가 있습니다.

1. 자동 메일태그 기능

- 회신 및 전달, 재전송 : 기 메일에 대해 답변을 한 인원을 확인할 수 있습니다.

① 메일링리스트에 있는 구성원이 수신 메일에 대해 회신하였을 시, "--에게 회신하였습니다." 라는 메일 태그가 작성됩니다. (작성자의 사진 및 작성자의 이름이 표시)

② 이정훈 사원이 메일을 확인

③ 수신한 메일링리스트 계정 확인

④ customer@zioyoucs.com에 속한 구성원 중 한명인 유진영 사원이 메일 태그를 작성한 것을 확인

* 전달을 하였을 때는 "--에게 전달하였습니다."라는 태그가 작성됩니다.

- 읽지 않고 편지 삭제 : 기 메일을 열람하지 않은 상태로 삭제를 하여 해당 내용을 파악하지 못한 인원을 확인할 수 있습니다.

- 게시판에 등록 : 기 메일을 게시판에 등록 여부를 확인할 수 있습니다.

① 메일링리스트로 수신된 메일입니다.

②게시판에 공유 클릭합니다.

③ 나에게 쓰기권한이 부여된 게시판 중 한개의 게시방을 선택합니다.

④ 클릭하신 게시방으로 메일자료를 등록(게시) 하시겠습니까? 에서 확인을 합니다.

⑤ "게시방에 게시하였습니다." 라는 메일 태그가 작성됩니다.

2. 수동 메일태그 기능

태그 추가 버튼을 클릭하여 본 메일을 수신한 내부 사람들과 공유할 태그를 입력합니다.

① 메일을 먼저 확인하여 다른 사람들이 중복 업무를 처리하지 않게 하기 위해 태그를 달아야합니다. 먼저 태그 추가를 누릅니다.

② '처리중' 혹은 '제가 진행하겠습니다.'와 같은 진행 태그를 작성합니다.

③ 태그 작성이 완료되었다면 확인을 누릅니다.

④ 해당 메일에 대한 업무가 종료가 되면 '처리완료' 및 '진행완료'라는 태그를 추가합니다.

OUTRO

'2. 수동메일 태그기능' 에서는 메일링리스트로 진행되는 업무에 대한 메일 태그 기능에 대해 단편적으로 설명을 드렸습니다. 하지만 메일 태그의 경우, 이력서 메일에 대한 단순 평가 댓글이 될 수도 있으며 기 메일에 대한 정보전달 등, 다양한 활용이 가능하기 때문에 귀사에 맞게 적절하게 사용하여 중복적인 업무를 줄이고 업무진행의 척도를 한눈에 확인하시기 바랍니다.

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