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그룹웨어를 도입하면 당장 무엇이 좋아지나요? 2부

변화혁신 부터 시작 2020-01-16 최혁진 대표 7 댓글

정문과 연구소 입구에 지문 인식기(세콤,캡스,KT텔레캅)는 설치해 놓고 담당자가 엑셀표를 따로 출력하여 근태 보고를 한다구요?
지문 인식과 동시에 그룹웨어 출퇴근 표가 바로 작성되고 지각 사유와 각종 휴가,개인 일정이 바로 시스템에서 공유 된다면요?
"아 그렇게도 가능한가요?"

"사장님 직원들의 작은 행동 단위가 모여 task가 형성되고 그 task가 모여 process 최종 system으로 최종 안정적 체계를 갖추는 거지요.."
"아이구 저희들도 그 체계 잡는다고 ISO9001도 도입하고 매뉴얼도 다 만들어 봤는데, 직원들이 그렇게 안해요..."
"사장님 task의 정의가 디테일 하지 않았고 이에 대한 책임 표식이 없으셨던 거에요..."
"또 프로세스가 계속 개선할 수 있는데, 그런 개선 활동의 장이 없었던 겁니다."
"자 저희 회사의 프로세스 게시판을 보세요...모든 task마다 확인필 내용에서 직무 절차서가 팝업되고 행동과 산출물을 요구하고 있지요.."
"아하 게시판이 공지로만 사용 하는게 아니라, 직무 프로세스가 유지하게 하고 누락을 바로 발견할 수 있네요.. "
"모바일로도 바로 게시글 푸쉬가 오기도 하구요..."
"중요한 건 직원들의 개선 의지가 제일 중요한데, 아까 제안하기 하위 카테고리 보시면 '프로세스 개선하기' 게시판 보이시죠?"
이런 자발적인 개선 의지의 조직 문화가 제일 중요한 겁니다. 일시 캠페인이 되서는 절대 안됩니다.

그룹웨어 PT중 갑자기 문이 열리고 직원 한분이
" 저기 교육 중 죄송한데 이 회의 언제 끝나나요? "
" 3층 회의실 안가봤어? 아님 소회의실 가봐"
라고 총무팀 직원이 답변합니다.

"자 사장님 이것도 보십시요....저희 회사는 공유물 예약관리 회의실 공유에 등록만 하면 바로 일정이 공유되고 회의 내용도 알 수 있지요.."
이렇게 회의실을 찾으러 왔다갔다 총무팀 직원에게 물어보는 일도 없을 겁니다.
"어 저기 법인차량별 운행 기록도 다 보이네요"
" 네 세무 서식인 차량운행일지도 자동 작성되지요.."
" 어 이거 관리팀에서 매달 엑셀로 출력해서 보고하고 있지 않나?"

뒤에 서있던 사장님의 소극적 태도가 앞자리로 이동하는데 걸린 시간은 얼마 되지 않았습니다.
지오유가 쓰고 있는 best practice 를 보여주고 성과 관점에서 가려운 부분을 긁어 준 것이지요..
지오유가 비어있는 데모사이트를 열어 주는데 인색한 이유는 PT라는 최소한의 내용적 확인 과정도 없이 알아서 하겠다라는
일개 직원의 형식적 활동에 일침을 가하는 겁니다.
실 기업 컨텐츠가 쌓여있는 그룹웨어를 보셔야 이해가 되실텐데 말이지요..
또한 각 권한 계층에 있는 경영자, 임원진, 팀장,실무자들의 경험과 가치 해석이 다르기에 선택의 자리를 같이 갖는게 매우 중요합니다.
이때, 책임과 권한도 점검해 보는 자리가 되며, 도입 의지를 다지게 되지요....

사장님께서 말씀하시는 즉각적 효익은 실체적이나 아주 부수적인 내용들입니다.
그룹웨어 도입 성과를 측정하면, 이에 얻어지는 회사 지식과 컨텐츠 가치는 너무나 크지요..
그룹웨어는 밥그릇 입니다. 그 밥그릇에 어떠한 밥과 어떠한 반찬을 곁들이시겠습니까?
밥과 반찬은 기업에서 생산되는 컨텐츠, 아이디어, 제도, 문화 등이 되겠지요....
" 아주 수준 높고 양질의 밥과 반찬이 이쁘고 튼튼한 도기에 놓여져 있다고 생각해 보세요."
"저기 김팀장 오후 일정 취소해, 지오유 대표님하고 점심 따로 하고 내가 물어볼게 많으니...."

상기와 같은 일을 10 여년 넘게 제가 하고 있는 일들입니다.
상기 내용은 아주 기본적인 내용이지만 업종별로 프랜차이즈,건설업,제조업으로 들어갔을때, 실질 기업 사례는 다르겠지요...
그 실질 기업 사례를 내부 지식화 하고 전문화된 업종별 교본으로 컨설팅을 하게되면 어떤 일이 생길까요?
국내 그룹웨어 업계에서 어느 누구도 하고 있지 않는 직무 BPR 컨설팅이 되겠지요...
예를 들어 백종원 사장님의 더본코리아가 저희 지오유 고객사가 된 이후, 프랜차이즈 기업의 신규 쇄도는 저희 컨설턴트들의 컨설팅 경력이 되겠지요..
어느 그룹웨어 회사에서도 가맹 프로세스와 슈퍼바이징을 그룹웨어로 녹여 내지 못 할거니까요..
저희들이 프랜차이즈 기업만 강할까요? 오히려 제조업 고객사가 60% 이상입니다.
ISO 컨설팅을 제가 직접 하는 이유도 바로 그런 부분이지요...

이제 다시 한번 그룹웨어가 도입하면 무엇이 좋아지는지 총론으로 정리해 볼까요?

  • 협업과 소통으로 인한 빠른 의사결정 및 불필요한 커뮤니케이션 비용 방지
  • 기업 컨텐츠와 아이디어 내부 적재 그리고 학습 전이
  • 양질의 조직문화 형성
  • 구성원이 보유한 암묵지를 형식지로 표출하여 개인 성과와 기업성장이 동반됨.
  • 사람이 프로세스가 되지 않고 직무가 프로세스로 정의되어 구성원이 이(퇴)직 하여도 흔들리지 않는 체계
  • 4차 산업혁명에 쏟아질 각종 솔루션에 임하는 체력을 키우는 마중물 같은 기본 솔루션
  • 각종 종이나 잉크 부자재의 절감 (솔직히 이런걸 성과라고 해야하나?)

1,2부에 걸친 디테일한 경험 기반의 글이었습니다.
앞으로도 제목과 같은 질문을 어떤 누군가가 하겠지요?
좋은 자료로 쓰였음 합니다.

  3. 정세미 - Reply

    경험하지 않으면 정말 모를법한 질문에 명쾌한 답변 형식의 글.. 내부 직원들이 정말 꼼꼼히 읽어봤음 합니다.

  5. 장유란 - Reply

    1편과 이어져 마치 소설을 보듯 자연스럽게 읽어내려갔습니다. PT에서의 상황은 아마 많은 기업에서 공감 할 수 있는 내용이라고 생각합니다. 담당자들의 공감을 이끌어내며 그룹웨어의 필요성을 다시 한 번 각인시키는 글이였습니다.

  6. 이현규 - Reply

    1편에서는 질문형식의 구성방법이 많았다면 2편에서는 대화형식을 통해서 실제 구어체를 통한 현장느낌을 받을 수 있어서 읽기가 한결 수월했습니다.

  7. 이정훈 - Reply

    그룹웨어 도입에 막연하게 거부감을 가지던 사람도 해당 글을 읽음으로써 그룹웨어의 본질이 무엇인지, 그리고 도입 후 회사 내부에 영향을 미칠 파급력도 한번에 느낄 수 있는 글이라고 생각합니다.

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