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그룹웨어를 도입하면 당장 무엇이 좋아지나요? 1부

변화혁신 부터 시작 2020-01-16 최혁진 대표 7 댓글
안녕하세요 지오유 그룹웨어 입니다. 연말 연초 기업 방문 PT가 많은 날들입니다.

보통 나이가 지긋하신 사장님들은 그룹웨어 도입의 의구성을 가지게 되지요....
의구성을 갖는다라는 것은 비용과 성과 차원에서의 고민이기도 합니다.
지금도 잘 하고 있는데 굳이 저걸 도입해야 하나?
난 손에 침을 묻혀 종이를 넘겨 보고 결재 하는게 좋은데.....ㅎㅎㅎㅎ
소통은 서로 얼굴을 보면서 하는게 확실하지 않나?
사무실 한복판에 큰 화이트보드를 세워놓고 직무 일정과 출타 일정을 서로 보게끔 하면 되는거 아닌가?
전자결재를 도입할 정도의 빠른 결재를 요한다면 좀 서둘러서 결재를 미리 올리면 되지 않니?

이러한 보수적인 사장님의 태도에 오히려 도입 의지가 확고한 직원들이 답답해 하는 경우도 현장에서 보곤 합니다.
써 본 사람들은 회사 운영에 기본 솔루션이라 생각하지만, 경험이 없는 분들은 마냥 추상적일 수 있습니다.
성질 급한 사장님께서 PT를 시작도 하기전에
" 다 좋습니다 그룹웨어를 도입하면 당장 좋아지는 것들이 무엇이 있습니까?"
라고 했을때 이건 바로 즉각적 효익을 물어보는 거지요....
즉각적 효익을 물어보는 분에게

1) 협업과 공유
2) 빠른 의사결정
3) 회사 직무의 체계화
4) 지식포털로서의 활용

이렇게 암묵적인 답변을 한다면 성과가 머리속에 그려지지 않을 겁니다.
이게 바로 디테일의 함정(저주,덫)이라고 하지요.....

좀 더 실체적 효익을 답변해 볼까요?

  • 사장님이 잦은 출타를 하셔도 외부에서 결재를 빨리 해주세요.
  • 우리 회사 도메인으로 생기는 브랜드 메일이 생기고 직무 메일 분류와 공유가 쉬워졌어요
  • 서로의 일정을 공유하면서 협업과 배려의 문화가 생기고 서로 코칭 멘토 해주는 모습이 보여요...
  • 명함철 사주는 일이 없어지고 내 핸드폰에 거래처 전번을 저장하는 일이 사라졌어요..(모르는 사람과 카톡,인스타 친구 안해도 됩니다.)
  • 현업부서가 관리팀으로 자꾸 무엇을 지원해달라 찾아달라 복사해달라 허드렛 일이 사라졌어요..
  • 상호간의 업무일지를 보며 벤치마킹하거나 경쟁심이 생겨 더 디테일하게 작성하고 보고하는 문화가 생겼어요..
  • 종이와 결재판을 들고 다니는 모습은 진작에 사라진지 오래지요... (이면지 활용 목판도 필요없게 되었어요^^*)
  • 인수인계가 너무 쉬워졌구요, 퇴사 직원의 자료가 새로운 직원들에게 쉽게 이관이 되더라구요...
  • 저희 회사는 연결재무법인이 많은데 그룹웨어 하나로 계열사와 관계사 이동이 쉬워 너무 좋았어요... 메일도 멀티도메인 설정으로 원하는 회사 도메인을 쓸 수 있었어요...
  • 각종 강력한 모바일 어플로 내가 선호하는 기능만 골라서 쓸 수 있었어요....

그리고 사장님의 시선을 저희 지오유가 실질적으로 쓰는 그룹웨어 화면으로 유도하게 하는 거지요...

"사장님이 주신 명함을 보니 메일이 개인 포털 메일로 되어있네요? "
"회사 도메인이 있으면서, 네이버 도메인이 명함에 박혀 있는 건, 내 회사가 체계적이다고 자랑할 수 없을거 같은데요?"
"메일이 주고 받으면 되는거지 저희들 직원들 다 개인 포털메일로 되어 있는데 문제가 되나요?"
약간 얼굴이 붉어지시는 사장님...... (여기서 후퇴는 없지...묻고 더블로 가)


"사장님 회사 도메인을 사용하시면 일단 기업 브랜드를 홍보하는 효과가 생기실 거구요."
기존에 개인포털 메일로 사용시 회사 정보가 퇴사한 개인 직원 메일로 가는 경우 고민해 보셨나요?
또 오랫동안 개인 메일로 거래처와 커뮤니케이션을 했다고 생각해 보세요...
그 개인 메일 계정을 는 직원 퇴사시 달라고 하실건가요?

그리고 메일 도입시 짜임새 있는 직무계정으로 쓰면서 얻어지는 메일의 분류와 체계에 대한 공유 성과는요?


이력서 수신전용 recruit@domain.com
품질 전용 QA@domain.com
고객센터 메일 help@domain.com , cs@domain.com

인사부서 hr@domain.com
영업부서 sales@domain.com
세금계산서 수신전용 bill@domain.com

사장님 지금 직원들이 서류를 출력하고 잉크를 소진해 가면서 오타 한자만 나더라도 수정과 출력을 반복하는 행위를 보십시요
그리고 결재칸마다 머무르는 시간을 점검해 보십시요..
그리고 사장님께서는 중간 결재자들이 서류를 붙들고 매어 있는 시간을 비용으로 환산해 보셨습니까?
또 어떤 서류가 어디서 홀딩 되어 있는지는 알고 계시나요?
서류의 홀딩은 의사결정의 연기이고 실무진 입장에서는 어떠한 전진도 할 수 없는 '직무의 멈춤' 상태를 뜻하는 겁니다.

수년 전 서류를 찾기 위해 관리부서에 와서 찾아 달라는 현업 부서와의 불필요한 커뮤니케이션
원본을 복사해 주는 관리부서, 바인딩에 다시 넣고 철하는 반복 행위....
본질적인 성과와 보상은 이런 불필요한 노동량의 총합이 아닙니다.

그렇게 원가절감 ,비용절감을 현수막 캐치프레이즈 하시면서 저 기계팩스에 출력되어 있는 대출 광고 서류들을 보세요...
그리고 밖에 서 있는 관리직원은 비용 절감 캠페인으로 "이면지 활용" 명판을 30분 동안 찍어대고 있네요...
저 30분 동안 더 생산적인 일은 할 수 없는 건가요?
불필요한 서류는 아예 기계팩스로 들어오게 하지는 못하는 걸까요?
웹팩스 도입만 하더라도 자리에 앉아 팩스 문건을 전자적으로 확인할 수 있고 저장 분류도 쉽게 되거든요....

화이트 보드에 적힌 주요 일정표는 달 마다 작성하시는 건 좋습니다. 지워버리는 내용은 어떻게 기억하시는 건가요?
내부 주요 방침과 제도, 공지 사항은 메일로 안내하면 된다구요?
그럼 그때 당시에 없었던 미래 입사자들은 회사의 비전과 미션 공통 직무, 과거 공지사항은 어떻게 파악해야 하는 겁니까?
기존 입사자들에게 아름아름 물어봐서 알게 하면 된다구요??

사장님께서 부재중 일때가 많아, 출근시 직원들이 결재를 득하려고 사장님 방앞에 줄을 서느라 정신이 없다고 하네요
이런 가운데 사장님께서는 왜 위임 전결도 하고 있지 않으시나요?
모바일 결재를 하셔서 빠른 의사결정을 하거나, 중관 관리자에게 결재 권한을 내리셔야 하지 않을까요?
"중간 관리자들이 위임 전결을 해도 제가 다시 볼 수 있는 겁니까?"
그럼요 사장님께서 얼마든지 문서함을 통해 위임 전결 문서를 내려다 볼 수 있지요....
전결권이 너무 높은 위치에 설정되어 있으면 내리셔야 하구요, 넘 낮은 포지션에 위치하면 올리셔야 하겠지요..
사무용품 딱풀 2,000원짜리 지출결의서도 사장님께서 직접 결재 하는게 리더의 자리에 과연 맞는 권한일까요?
"ㅎㅎㅎㅎ 그렇네요.... 참 그게 그렇게 하면 안되는데, 작은 거 하나도 아끼는 정신을 직원들에게 심어 주고자 한 일을 업력이 10년이 넘었는데도 이러고 있네요..."
사장님 그러한 것들은 임원 메세지 게시판에 절감에 대한 의식과 활동으로 별도 공지해 보고 제안제도로 운용해 보면 어떨까요?
"아 그거 좋네요... 지오유는 제안제도 보니까 포인트를 부여하고 그러네요..."
"네 제안제도는 즉각적인 spot awarding 을 하는게 효과적이어서 익월에 바로 포상휴가, 상품권을 지급합니다."
" 그리고 직원들의 아이디어도 일종의 경쟁력이고 상품이지요...."
" 구성원 아이디어가 회사의 상품으로 런칭되는 모습을 보며 매우 자부심을 느끼기도 하지요"

2부에서 계속........

  2. 신기훈 - Reply

    긴 내용이지만 내용의 구성과 짜임이 좋고 재미가 있어 시간가는줄 모르고 읽었습니다. 2편이 기대되는 글입니다.

  3. 정세미 - Reply

    그룹웨어를 도입 했을때 당장 좋아지는 점에 대해 상세히 적혀 있어 너무 공감 했습니다. 그냥 이대로 사용하고 있어도 문제 없다는 안일한 생각에 일침을 가한 내용입니다. 저도 2편이 너무 기대되네요

  5. 장유란 - Reply

    대표님께서 말씀하시는 스토리텔링의 효과가 무엇인지 느낄 수 있었습니다. 스토리가 있는 글은 막힘없이 읽히며 후속편에 대한 호기심을 자극합니다. 위 게시글 또한 막힘없이 읽히며, 그룹웨어의 필요성과 그에 대한 전반적인 정보를 알 수 있는 글이라고 생각합니다.

  6. 이현규 - Reply

    사용하지 않는 업체들이 읽어도 이해가 잘될것 같은 좋은 글입니다. 질문을 던지는 방식으로 쉽게 접근한 부분이 좋았던것같습니다.

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