전자메일, 전자결재, 게시판 등에서 수신자, 열람자를 선택하는 기능 (권한관리시스템, 수신자선택시스템)

사용자환경 2019-07-24

신기훈 0 댓글 2981

INTRO

전자메일을 보낼때나 전자결재에 수신자를 지정할때 특정부서 전체를 지정하는 경우가 있습니다. 그런데 해당 부서에만 가야할 메일 혹은 결재문서가 그 하위의 부서에도 가는 경우가 있습니다. 또는, 그 반대의 경우가 발생하기도 하죠.
여기서는 그 원인이 무엇인지, 그리고 수신자, 열람자 선택 시 각 탭이 어떤 기능을 하는지에 대해서 알아보도록 하겠습니다.

1.개요(권한관리시스템,수신자선택시스템)

그룹웨어 내에서 수신자 및 열람권한 등을 설정할 경우, 각 메뉴 별로 제공되는 페이지가 상이합니다.

①수신자 선택 시스템(전자메일) : 조직도/개별부서/직위/사용자그룹/명함철/메일링리스트/개인주소록
②통합권한 관리 시스템(전자결재, 게시판, 일정관리, 인맥관리 등) : 조직도/개별부서/직위/개인/인사구분/사용자그룹/기타

-전자메일

전자메일에서는 수신자나 참조자를 선택시 '수신자 선택 시스템'이라는 이름의 새 창이 열립니다. 여기서 수신, 참조, 숨은참조자를 그룹웨어에 등록되어있는 사용자나 사용자그룹, 인맥 중에서 선택하여 지정할 수 있습니다.

수신자 선택 시스템 팝업은 빨간네모박스 안 받는사람, 참조, 숨은참조를 누르면 열립니다.

-전자결재, 게시판 등

전자결재에서는 해당 결재문서에 대한 수신,참조,회람자를 지정하실 수 있습니다. 또한 게시판에선 게시판 열람권한, 확인필 권한등을 지정할 때 사용하실 수 있습니다. 전자메일과는 달리 인맥에 등록된 데이타는 가지고 올 수 없습니다.

전자결재 배포자 선택에서 확인하실 수 있습니다.

게시판 방속성에서 열람권한을 주는 화면에서 확인하실 수 있습니다.

전자메일, 전자결재, 게시판에서 보여지는 창은 이름만 다르지 담당하는 기능은 동일합니다. 그렇다면 인트로에서 언급한 부서지정에 대해서 알아보도록 하겠습니다. 예시는 전자결재에서 볼 수 있는 통합권한관리시스템을 통해 들겠습니다.

2.공통항목

ⓐ조직도(F코드)

좌측 상단에 조직도부터 시작해서 기타까지 다양한 탭이 있습니다. 이 중에서 조직도 탭에 대해 알아보겠습니다.

①조직도 상에서 부서를 선택하는 기능입니다. 바로 옆에 있는 개별부서도 조직도가 표기 되지만 둘의 차이점은

조직도로 선택했을때는 조직도 상에서 표기되는 하위부서까지 포함한다

는 것입니다.

②부서를 선택하면 우측에 해당 부서명이 표기되고 부서명 왼쪽에 코드가 붙습니다. 이 코드에서 가장 앞에 있는 알파벳 코드가 중요합니다

F = 조직도코드. 하위부서까지 포함하라.

이렇게 설정을 해주시면 시스템관리부서 하위에 속한 전산팀 인원들도 모두 선택이 되는겁니다.

③누가 포함되어있는지 확인을 해보시고 싶으신 경우는 'Preview'버튼을 누릅니다.

④해당 코드에 포함된 인원이 표기가 됩니다. 조직도탭, 즉 F코드로 시스템관리부서를 지정했더니 시스템관리부서 하위에 포함된 전산팀 인원들도 수신자에 포함된 것을 확인하실 수 있습니다.

ⓑ개별부서(E코드)

①이번엔 개별부서탭에 대한 설명입니다. 개별부서탭에서 부서를 선택했을때는

개별부서는 하위부서를 포함하지 않는 해당 부서의 구성원만 지정

하는 것입니다.

②부서를 선택하면 우측에 해당 부서명이 표기되고 부서명 왼쪽에 코드가 붙습니다. 이 코드에서 가장 앞에 있는 알파벳 코드가 중요합니다

E = 개별부서코드. 하위부서를 포함하지 말고 해당 부서만 선택하라.

이렇게 설정을 해주시면 시스템관리부서 하위에 속한 전산팀 인원을 제외한, 시스템관리부서의 구성원만 선택이 되는 것입니다.

③누가 포함되어있는지 확인을 해보시고 싶으신 경우는 'Preview'버튼을 누릅니다.

④해당 코드에 포함된 인원이 표기가 됩니다. 개별부서탭, 즉 E코드로 시스템관리부서를 지정했더니 조직조탭과는 달리 시스템관리부서 인원만 선택이 된 것을 확인하실 수 있습니다.

ⓒ직위(G코드)

①직위탭은 같은 직위를 가진 사용자들을 묶어놓고 선택할 수 있도록 해줍니다.

②그룹웨어 내 모든 직위를 보여주는 것이 아닌 현재 생성되어있는 계정들의 직위만 보여줍니다.

③직위의 코드는 G 입니다.

ⓓ사용자그룹(L코드)

①사용자그룹탭은 관리자페이지에서 생성한 사용자그룹을 선택할 수 있도록 해줍니다.

②생성되어있는 사용자그룹을 선택하실 수 있습니다. 사용자그룹 생성에 대해서는 관련글 '사내조직그룹화 생성하는 방법' 참고 바랍니다. 사용자그룹에 포함된 사용자가 퇴사등의 이유로 계정생성이 되어있지 않다면 현재 생성되어있는 인원들만 선택이 됩니다.

③사용자그룹은 L코드 입니다.

3.통합권한 관리 시스템에서만 제공되는 영역

ⓐ개인(D코드)

①개인탭은 다수의 사용자를 선택하는 것이 아닌 사용자 개인을 선택할 수 있도록 해줍니다.

②초성으로 정렬, 검색어를 통한 검색, 조직도상 특정부서를 선택하여 사용자를 지정하실 수 있습니다.

③개인의 코드는 D입니다.

ⓑ인사구분(H코드)

미구현 기능입니다.

ⓒ기타(A,B,C,Z코드)

①조직도나 별도로 생성된 그룹이 아닌 4개의 조건을 통해 사용자를 선택하실 수 있습니다.
※해당 기능은 전자결재 수신,참조,회람에서는 작동하지 않습니다. 게시판 확인라인에서 동작하오니 참고 바랍니다.

게시판 확인필의 예시. 본인이 권한을 가진 확인필만 누를 수 있습니다.

②각 구분에 대한 설명입니다.
작성자개인 : 작성자 본인이 확인필을 찍을 수 있습니다.
작성자의 소속부서장 개인, 작성자의 소속파트장 개인 : 작성자의 부서장과 파트장만 확인필을 찍을 수 있습니다. 관련글 'class코드 파트장 및 부서장 설정방법' 참고 바랍니다.
전체 구성원중 아무나 1명 : 누구나 확인필을 찍을 수 있습니다.

③작성자코드는 A, 부서장코드는 B, 파트장코드는 C, 아무나코드는 Z입니다.

4.수신자 선택 시스템에서만 제공되는 영역

ⓐ명함철

①명함철탭은 그룹웨어에서 제공하는 인맥관리 기능에 저장되어있는 명함철 내 데이타를 가지고 올 수 있습니다.

②각 명함철은 실제 인맥관리에 생성되어져 있는 명함철만 보입니다. 물론, 해당 명함철은 열람권한이 있는 사용자들에게만 보여집니다.

ⓑ메일링리스트

①메일링리스트탭은 그룹웨어내에 생성되어있는 메일링리스트 구성원들을 선택하실수 있도록 제공해드립니다. 메일링리스트에 대한 설명은 관련글 '부서원들이 메일계정 하나로 메일을 받거나 보내고 싶은데 어떻게해야하나요?' 참고바랍니다.

②메일링리스트에는 본인이 구성원으로 포함되어있지 않아도 모두 확인하실 수 있습니다.

ⓒ개인주소록

①개인주소록은 사용자 개인이 만든 주소록을 가져와서 수신자를 선택할 수 있도록 기능을 제공합니다.

②명함철명은 인맥관리 명함철이 아닌 개인 계정에서 생성한 주소록명을 말합니다. 주소록을 만드시려면
전자메일 -> 메일환경설정 -> 주소록 관리
로 들어가시면 됩니다. 해당 주소록이 개인주소록탭에 표기됩니다.

OUTRO

여기까지 수신자선택, 권한지정에 대한 각종 코드들과 기능에 대해 알아봤습니다. 위 내용을 숙지하시어 업무에 혼동이 없기를 바랍니다.

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