최종결재자만 결재해도 문서가 승인되도록 할 순 없나요? (문서종결 옵션의 활용)

2022년도 2분기 2022-06-29

이현규 0 댓글 1306

INTRO

전자결재를 이용하는 가장 큰 이유는 무엇일까요?
시간과 장소에 제약 받지않는 편의성, 적치 및 조회 등 관리의 유용함, 다양한 옵션을 이용한 사용자 친화적인 환경등 여러가지 이유가 있으나 가장 큰 이유는 이러한 기능들을 이용한 '빠른의사 결정' 이라고 생각합니다. 기존에는 '바로도착' 기능과 '전결' 기능을 통해서 빠른의사결정 을 진행할 수 있었습니다. 하지만 최근 개발된 '문서 종결 옵션화'를 이용하면 더욱 빠른 의사결정 및 시스템 반영이 가능한데요 기존 기능과 어떤 차이가 있으며 어떻게 활용하는지 함께 알아봅시다.

문서 종결 옵션화란?

중간 결재자가 결재를 승인하지 않아도, 최종 결재자의 결재 시 해당 문서를 최종 '승인' 처리하는 기능

기존 결재 로직과의 차이점

업데이트 전의 전자결재에서도 바로도착 기능을 이용하여 상급자가 선결재를 진행할 수 있었습니다.
허나, 상급자가 먼저 결재를 승인하여도 결재라인에 있는 모든사람이 결재를 진행하지 않으면 해당 결재를 승인으로 처리하지 않았습니다.
상신자 입장에서는 미결재함에 문서가 지속적으로 남아 있게되며 ERP 및 각종 연동된 프로그램에도 승인 신호를 보낼 수 없었습니다.

문서종결 옵션화를 사용함으로 변경 시 최종결재자만 결재를 하여도 각종 문서함에서 승인으로 표기되며 그룹웨어 근태 시스템 및 연동된 프로그램등에 승인신호를 보낼 수 있게됩니다.

설정 및 활용방법

① 관리자 계정으로 전자결재를 클릭합니다.
② 환경설정을 클릭합니다.
③ 회사환경 설정을 클립합니다 (일반 사용자 계정에서는 보여지지 않습니다.)

④ 문서종결 옵션방법 : "최종 결재자만 결재해도 문서가 종결" 로 변경하고 저장합니다.

실제로 기능을 사용해보도록 하겠습니다.

상기와 같이 설정된 휴가신청서가 있습니다.
최종결재자는 정세미 팀장이며, 바로도착 기능을 이용하여 결재를 바로 받을 수 있도록 설정 하였습니다.

정세미 팀장의 결재함에서 바로 결재를 진행할 수 있으며, 최종결재자가 승인시
중간결재자가 결재를 진행하지 않아도 결재가 최종적으로 '승인'으로 표기됨을 확인할 수 있습니다.

상신자의 화면에서도 미결재함이 아닌 '승인탭'에서 문서가 확인되며 연차 갯수또한 정상적으로 차감됨을 확인할 수 있습니다.

여기서 잠깐!

그룹웨어의 결재함 로직은 '나의 액션에 따라 결재함이 자동 분류'됩니다.

나는 승인 하였으나, 다음 결재자가 반려 한다면 해당문서는 나에게서는 '승인함'에서 보여지고 종결상태는 '반려'로 표기됩니다. 반려한 결재자는 문서를 반려함에서 확인할 수 있습니다.

이러한 로직을 참고 했을 때, 문서 종결 옵션화 기능을 통해 아무런 액션을 취하지 않은 중간 결재자들은 문서를 어디서 확인 할 수 있을까요? 상기 진행하던 전자결재를 통해 계속 확인해 보겠습니다.

중간 결재자인 이정훈 사용자의 계정에서 문서는 미결재 함에 남아있으나, 최종상태는 '종결' 로 표기된것을 확인할 수 있습니다.
최종 결재자가 먼저 의사결정을 한 경우 중간 결재자는 미결재함에 남아있고 문서상태는 '종결'부분을 통해 문서 상태를 확인할 수 있습니다.

Q : 승인된 문서인데 왜 미결재 함에서 확인되나요?
A : 내가 해당결재에 대해 별도의 승인 액션을 취하지 않았기 때문입니다.

Q : 최종결재자가 승인했는데 승인함으로 넘어갈순 없나요?
A : 그룹웨어에서 제공하고 있는 결재함 로직을 벗어나는 형태이기 때문에 자동으로 승인함으로 넘어가지 않습니다.

Q : 최종결재자가 승인했지만 중간결재자가 반려할 수도 있나요?
A : 네 가능합니다. 최종결재자는 많은 문서를 확인하다 보니 실수가 있을 수 있습니다. 그러다보니 최종결재자가 승인 했을지라도, 중간결재자가 확인했을 때 심각한 문제가 있다면 반려할 수 있도록 시스템에서 승인문서에 대해선 반려기능을 제공하고 있습니다.
허나 최종결재자가 반려시 액션을 취하지 않은 중간 결재자는 해당 문서를 볼 수 없으며 액션을 취한 결재자는 본인의 승인함에서 종결상태가 반려로 표기됩니다.

종결문서 포함/미포함

자 그렇다면 이런 질문이 있을 수 있습니다.
'미결재함에 문서가 너무 많은데 이미 승인된 결재는 제외하고, 제가 반드시 결재를 해야하는 문서만 따로 볼 순 없나요?'

이것도 물론 가능합니다.
받은·협의 결재함에서 종결문서를 포함한 리스트를 볼 것인지 아니면 제외하고 내가 결재 해야하는 문서만 볼것인지는 옵션으로 선택할 수 있습니다. master계정으로 회사전체의 기본값을 설정해 줄 수 있으며 개인 환경설정에서 개인의 선택에따라 옵션을 변경할 수 있습니다.

상기 캡쳐본은 결재라인 중 중간결재자의 미결재함 입니다.
'승인' 이라고 표시된 문서는 앞서 설명드린데로 문서자체는 종결되었으나 내가 별도의 액션을 취하지 않아서, 미결재 함에서 보여지는것입니다. 해당문서는 내가 승인 및 반려를 할 수 있으며 선택한 의사는 회수 할 수 없습니다.

내가 실제로 확인해야 하는것은 '진행중'으로 표기된 문서입니다. 미결재 양이 많지 않다면 선택적으로 확인하여 결재를 진행하기 쉬우나 결재양이 많을경우, 한눈에 파악하기 어려운 점이 있습니다. 이럴때 종결문서 '미포함'기능을 이용할 수 있습니다.

전자결재 - 환경설정 개인환경 설정을 클릭합니다.

받은 미결재함에서 종결문서 보기'를 통해 옵션을 변경할 수 있습니다.
① 종결문서 제외 (기본값) : 받은·협의 결재함의 미결재 함에서 종결문서는 보여지지 않습니다.
② 종결문서 포함 : 받은·협의 결재함의 미결재 함에서 종결문서까지 확인됩니다.

관리자 - 전자결재 - 환경설정 - 회사환경설정에서 확인할 수 있습니다.
일반 사용자가 개인 화면 설정에서 옵션을 선택하지 않으면, 회사환경설정의 옵션을 따라갑니다.

Tip!

① '종결문서 포함'으로 선택하여 시스템을 이용 하는것을 추천드립니다.
'종결문서 제외'를 선택하게 되면 최종결재자가 승인하여 종결된 문서를 본인이 확인할 수 없습니다.
추후 '종결문서 포함'으로 변경하면 확인할 수 있으나 최초 기본옵션을 '종결문서 포함'으로 이용하는것을 추천드립니다.

② 종결문서 포함/미포함 옵션은 전자결재 메인화면에서 보여지는 '내가 결재 및 확인할 문서' 에도 적용됩니다.

OUTRO

① 문서 종결 옵션은 결재라인의 전결, 대결을 이용할 때도 정상적으로 이용 가능합니다.
② 결재스킨 A B C 및 좌측메뉴스킨 A B 모두 정상적으로 이용 가능합니다.
③ 문서종결 옵션화를 이용하게 되면 배포시기는 작성완료 후, 승인완료 후 두가지만 이용 가능 합니다.

질문이 있으십니까?