전자결재 쉽게 사용해보자

전자결재 2021-06-29

이정훈 0 댓글 3146

INTRO

그룹웨어의 전자결재에서 문서를 상신하시거나 결재해주실 때 참고하실 수 있도록 전반적인 기능에 대해 서술하였습니다. 몰랐던 부분, 그리고 알았지만 자세하게 알지 못했던 부분도 익혀나가시면서 부담 없이 사용하시기 바랍니다.

결재문서 작성 부터 상신까지

결재 상신을 위해서는 결재문서를 작성하고 작성된 문서건을 확인할 줄 알아야합니다. 전자결재 작성 및 그 후 확인 방법에 대한 내용입니다.

문서작성

전자결재 메뉴를 클릭하면 결재문서를 작성할 수 있는 버튼이 총 3가지가 있습니다. 접근하시기 편한 경로로 클릭하여 접속 합니다.

그 다음, 나타나는 화면은 "결재 양식 목록" 입니다. 현재 작성자 분께서 작성하실 수 있는 양식이 나열되어 있는 목록이며 작성하고자 하는 양식을 클릭하시면 작성 페이지로 넘어갑니다.

결재 문서 작성 페이지

① 결재라인 설정 (결재라인 저장, 구분, 결재라인수정, 내용수정, 바로도착)

결재 작성에 가장 기본이 되는 부분은 결재라인에 대한 설정입니다. 결재라인은 해당 결재문서의 내용을 확인하고 결재해주는 결재자를 설정하는 기능입니다.

- 결재라인 불러오기

결재 상신하게 되면 결재권을 가지게 되는 결재자들을 설정하는 페이지

1. 결재자 추가 버튼을 클릭합니다.

2. 좌측 조직도에서 결재자 소속 부서를 클릭합니다.

3. 우측 상단에 뜬 사용자를 클릭하여 우측 하단에 등록합니다. 이 작업을 결재라인에 들어갈 인원을 전부 설정될때까지 반복한 뒤 하단의 적용하기 버튼을 클릭합니다.

※ 바로도착, 결재라인수정권한(A), 내용수정권한(B)

바로도착 : 결재라인이 A팀장->B부장->C사장 순으로 진행되는데, A팀장의 부재일 경우, B부장에게 바로도착 기능을 부여해줍니다.
바로도착은 말 그대로, 지정한 사용자에게 결재문서를 바로 도착하게 해주는 기능입니다.
바로도착 기능을 부여한, B부장부터 결재를 진행하고, C사장이 최종결재를 완료하면 회사에 복귀한 A팀장이 마지막으로 후결처리하여 종결시킬 수 있습니다.

결재라인수정권한(A) : 작성자가 결재라인을 잘못 설정한 채로 결재를 상신하였을 때, 결재자가 결재라인을 수정할 수 있는 권한입니다.
일반적으로 반려처리를 하게 되면 다시 처음부터 재작성하거나 수정하여 재상신하게 됩니다. 이런 경우, 결재 시간이 지연됨으로써 업무의 효율성이 떨어지는 것을 방지하기 위한 기능입니다.

내용수정권한(B) : 문서 내용 중 작성자가 오기입한 내용에 대해 결재자가 수정할 수 있는 권한입니다.
일반적으로 반려처리를 하게 되면 다시 처음부터 재작성하거나 수정하여 재상신하게 됩니다. 이런 경우, 결재 시간이 지연됨으로써 업무의 효율성이 떨어지는 것을 방지하기 위한 기능입니다.

4. 구분을 활용하여 단순 결재가 아닌 합의, 통제, 전결과 같은 설정을 진행할 수 있습니다.

※ 전결 : 최종결재자가 차하위자에게 결재권을 위임하고, 위임 받은 자가 결재문서를 종결짓는 것

각 구분에 대한 정의는 아래 매뉴얼을 참고해주시기 바랍니다.
링크 : ' 전자결재 결재라인 및 구분의 정의와 올바른 전결 표기 방법 '

5. 결재라인의 경우 적용할 때마다 위 순서대로 진행하여 적용하는 것이 아닌 "저장" 기능이 있어서 결재라인명 지정 후 저장 하신 다음 작성 때마다 편하게 불러오실 수 있습니다.

개인 : 내가 저장을 한 결재라인은 나만 사용할 수 있다.

부서 : 내가 저장을 한 결재라인은 내가 소속되어 있는 부서인원들이 사용할 수 있다.

회사 : 내가 저장을 한 결재라인은 회사 소속인원 전체가 사용할 수 있다.

6. 하단의 결재라인 사용 버튼을 클릭하면 결재라인이 적용됩니다.

② 배포설정 (배포시기, 다음진행옵션, 수신자 목록 저장)

결재문서 배포 : 의사결정권한이 없어 결재라인에는 포함되지 않지만, 해당 결재 문서를 받고 처리해야 되는 경우 수신/참조/회람자에 속하게 되며 이를 배포에서 설정해주시면 됩니다.

링크 : ' 전자결재 결재라인 및 구분의 정의와 올바른 전결 표기 방법 '

1. 설정 방법은 수신/참조/회람자 우측의 선택 버튼을 클릭합니다.

2. 좌측에서 "개인" 탭을 통해 인원을 직접 검색 혹은 "개별부서"를 통해 부서단위로 클릭하시면 우측으로 리스트업 됩니다. (부서단위도 설정이 가능합니다.)

3. 적용하기 버튼을 클릭하면 배포란에 대한 설정을 하실 수 있습니다.

※ 배포에 들어갈 인원들을 리스트업 한 뒤에 MEMORY에 수신자 목록 제목을 기입한다음 SAVE 버튼을 클릭하여 저장할 수 있습니다. 그러면 매번 배포란 작성 시 저장된 배포인원 그룹을 가져오실 수 있습니다.

배포시기 : 수신/참조/회람자에게 해당 결재문서가 도착하는 단계에 대한 설정입니다.

다음진행옵션 : 수신/참조/회람자에게 결재 진행 도중 도착하였을 때 수락/거절의 의사표현을 통해 중간 통제 역할을 부여하는 기능입니다.

각 배포시기, 다음진행옵션에 대한 설정방법은 아래 매뉴얼을 참고해주시기 바랍니다.
링크 : ' 결재문서의 배포시기,다음진행옵션 '

③ 결재정보 (보존년한, 보안등급, 결재문서 첨부)

보존년한 : 문서를 보존하는 기간을 의미하며 양식마다 고정 보존년한이 지정되며 작성 시 수정 진행하실 수 있습니다.

보안등급 : 결재문서의 열람 권한에 대한 등급을 설정할 수 있습니다. 각 등급별 열람 범위는 아래 이미지를 참고해주시기 바랍니다.

결재문서첨부 : 본 문서 결재 상신 시, 결재완료된 문서를 증빙자료로 첨부하는 기능입니다.

결재문서 첨부에 대한 설정방법은 아래 매뉴얼을 참고해주시기 바랍니다.
링크 : ' 결재문서첨부 기능 '

④ 문서작성 (본문내용 자동저장, 임시보관함, 엑셀양식/웹양식)

문서 작성 진행 시 참고 및 활용하실 수 있는 기능입니다.

임시저장 : 작성중인 결재문서를 잠시 상신이 아닌 별도 저장을 해두실 때 사용되는 기능이며 저장하게 되면 임시보관함에 저장됩니다.

본문내용 자동저장 : 본문내용 작성 진행 시 일정시간마다 자동으로 저장되는 기능입니다.

본문내용 자동저장에 대한 자세한 사용방법은 아래 매뉴얼을 참고해주시기 바랍니다.
링크 : ' 최근 저장문서를 이용해 보자 '

엑셀양식/웹양식 : 간단한 수식계산을 할 수 있는 엑셀양식을 본문에 등록한 것이 엑셀양식, 워드나 한글과 같은 본문이 등록된 것이 웹양식입니다.

엑셀양식(엑셀에디터)에 대한 자세한 설명은 아래 매뉴얼을 참고해주시기 바랍니다.
링크 : ' 수식이 있는 결재 문서를 간편하게 활용하는 방법 - 엑셀에디터 '

휴가신청/연장근무신청 : 시스템 상의 근태와 연계되어 있는 양식입니다. 신청 진행 시 항목 및 날짜/시간을 선택하여 결재를 작성해주시면 됩니다.

※ 휴가신청서의 경우 나의 연차부여일, 잔여일, 사용일을 확인할 수 있습니다.

보낸결재함 (미결재, 보류, 승인, 반려, 검색)

작성한 결재문서에 대한 모든 문서를 확인할 수 있는 보관함입니다.

미결재 : 결재문서를 상신했지만 최종 결재완료 및 반려가 되지 않은 결재문서 목록입니다.

보류 : 결재자가 승인/반려에 대한 결정이 아닌 보류로 설정된 결재문서 목록입니다.

승인 : 상신한 결재문서 중, 최종 결재 승인이 완료된 문서 목록입니다.

반려 : 상신한 결재문서 중, 반려처리가 된 문서 목록입니다.

※ 재작성 : 반려된 문서의 경우, 상단의 재작성 버튼을 통해 반려된 문서의 결재라인, 배포, 문서 내용을 그대로 복사하여 작성하실 수 있습니다.

결재하기

받은결재함 (미결재,보류,승인,반려,받을함)

내가 결재를 해야할 문서 그리고 내가 결재를 한 문서를 확인할 수 있는 보관함입니다.

미결재 : 내가 결재해야할 단계의 문서 목록입니다.

보류 : 결재자가 승인/반려에 대한 결정이 아닌 보류로 설정된 결재문서 목록입니다.

승인 : 나에게 도달한 문서 중, 승인처리한 문서 목록입니다.

반려 : 내가 반려를 하거나, 혹인 내 다음 단계의 결재자가 반려한 결재문서 목록입니다.

받을함 : 내가 결재를 해야할 단계까지 도달하지 않았지만 나에게 곧 도착할 결재문서 목록입니다.

결재하기 (결재라인변경, 내용수정권한, 승인/반려/보류, 결재첨언, 손글씨 직접 서명)

받은결재함의 미결재 탭에서 확인되는 결재문서를 클릭하면 결재정보와 결재라인, 그리고 문서내용과 첨부파일을 확인하실 수 있습니다.

결재라인수정권한 : 작성자가 결재라인을 잘못 설정한 채로 결재를 상신하였을 때, 결재자가 결재라인을 수정할 수 있는 권한입니다.
일반적으로 반려처리를 하게 되면 다시 처음부터 재작성하거나 수정하여 재상신하게 됩니다. 이런 경우, 결재 시간이 지연됨으로써 업무의 효율성이 떨어지는 것을 방지하기 위한 기능입니다.

내용수정권한 : 문서 내용 중 작성자가 오기입한 내용에 대해 결재자가 수정할 수 있는 권한입니다.
일반적으로 반려처리를 하게 되면 다시 처음부터 재작성하거나 수정하여 재상신하게 됩니다. 이런 경우, 결재 시간이 지연됨으로써 업무의 효율성이 떨어지는 것을 방지하기 위한 기능입니다.

결재라인수정권한/내용수정권한에 대한 자세한 사용방법은 아래 매뉴얼을 참고해주시기 바랍니다.
링크 : ' 결재라인 수정 및 문서내용 수정하는 방법 '

"결재하기" 버튼을 클릭하면 결재진행을 하실 수 있습니다.

승인 : 결재문서를 확인 후 결재 승인을 진행할 때 승인을 선택 후 확인 버튼을 클릭합니다.

반려 : 결재문서를 확인 후 결재 반려를 진행할 때 반려를 선택 후 결재첨언을 반드시 입력 후 확인 버튼을 클릭합니다.

※ 결재 첨언은 결재문서 최 하단 부분에 표시됩니다.

보류 : 현 시점에 승인/반려를 택할 수 없는 잠정 보류 건의 경우 보류로 선택하여 확인버튼을 클릭하면 해당 문서는 작성자/결재자에게 각자 "보류" 목록에서 확인하실 수 있습니다.

손글씨 직접 서명 : 등록되어 있는 사인이 아닌 결재 진행 단계에서 실시간으로 사인을 그려 결재 진행할 수 있는 기능입니다.

손글씨 직접서명에 대한 자세한 설명은 아래 매뉴얼을 참고해주시기 바랍니다.
링크 : ' 손글씨 서명 '

문서 확인 (첨부파일 미리보기, 전체 이벤트 기록)

결재문서를 확인하실 때, 보다 유용하게 활용하실 수 있는 기능입니다.

첨부파일 미리보기 : 결재문서의 증빙서류 (첨부파일)을 다운로드 없이 웹페이지 상에서 바로 열람할 수 있는 기능입니다. 사진 및 PDF 파일은 별도의 클릭없이 바로 확인이 가능하며 엑셀,워드,파워포인트 파일은 "오피스문서 뷰어로 보기" 기능을 통해 확인하실 수 있습니다.

PDF 파일 미리보기

파워포인트 미리보기

전체이벤트기록 : 결재문서가 진행됨에 있어서 상신 및 문서열람, 결재진행에 대한 이력을 한번에 볼 수 있는 기능입니다.

결재라인변경이력/문서수정이력 : 결재가 진행됨에 따라 결재자가 결재라인 및 내용을 수정한 건에 대한 이력을 확인할 수 있는 기능입니다.

결재라인변경이력/문서수정이력에 대한 자세한 사용방법은 아래 매뉴얼을 참고해주시기 바랍니다.
링크 : ' 결재라인 수정 및 문서내용 수정하는 방법 '

배포문서

배포문서함 확인(수신/참조/회람, 수락/거절, 배포단계)

배포문서함(수신/참조/회람문서함) : 결재문서의 배포란에 설정이 되어 있는 문서를 확인할 수 있는 보관함입니다.

수락/거절 : 배포함에서 확인되는 문서들은 수락 혹은 거절을 통해 의사표현을 진행할 수 있습니다. (결재 진행에 있어 영향을 미치는 기능은 아닙니다.)

배포단계 : 결재문서 배포시기 설정에 따라 결재문서마다 배포문서함으로 수신되는 단계가 지정됩니다. 또한 다음 진행 옵션을 통해 모든 인원이 수락 혹은 거절을 해야 다음 결재자에게 결재 권한이 부여되도록 통제 권한이 부여될 수도 있습니다.

각 배포시기, 다음진행옵션에 대한 설정방법은 아래 매뉴얼을 참고해주시기 바랍니다.
링크 : ' 결재문서의 배포시기,다음진행옵션 '

기능절

결재완료된 문서건은 결재에 국한되는 것이 아닌, 다른 메뉴와 연계 등록이 가능합니다.

일정관리로 등록하기 : 지출결의서나 기한일정이 내포된 결재문서의 경우, 해당 기한일자를 일정관리에 제목과 내용을 그대로 복사해 등록할 수 있는 기능입니다.

개인간업무관리로 전달 : 결재문서의 내용을 토대로 개별 지시 혹은 프로젝트성 업무 지시를 내릴 때 사용하는 기능으로 제목과 내용을 그대로 복사해 업무관리의 업무지시를 진행할 수 있는 기능입니다.

공지사항에 등록하기 : 결재문서의 내용을 게시글로 그대로 등록할 수 있는 기능입니다. 등록하고자 하는 게시판 카테고리를 선택 하면 자동적으로 저장됩니다.

이메일로 보내기 : 결재문서의 내용을 링크 형태로 메일로 발송할 수 있는 기능입니다. (단, 그룹웨어 사용자로 등록된 내부 임직원들만 확인이 가능합니다.) (웹양식만 가능합니다.)

링크메일 보내기 : 이메일로 보내기와는 다르게 보안 설정하여 외부로도 결재문서 내용을 확인할 수 있게 메일로 발송하는 기능입니다. 이때엔 발신자 계정을 별도로 관리자 단에서 설정하여야 하며 비밀번호 및 열람제한을 설정할 수 있습니다. (웹양식만 가능합니다.)

링크메일 보내기 기능을 활용하기 위한 준비작업 및 사용방법에 대한 자세한 내용은 아래 매뉴얼을 참고해주시기 바랍니다.
링크 : ' 보안메일발신자 설정 및 활용법 '

보관함으로 복사하기 : 결재라인이나 배포에 설정되어 있지 않은 인원들에게 공유하기 위해 별도로 설정된 보관함으로 결재문서를 복사 보관하는 기능힙니다.

보관함 생성 및 보관함으로 복사하는 기능에 대한 자세한 내용은 아래 매뉴얼을 참고해주시기 바랍니다.
링크 : ' 전자결재 문서 보관함 '

수동으로 전달하기 : 보관함을 통해 다수의 인원들에게 공유하는 것이 아닌 특정 인원에게만 해당 결재문서 건을 단독으로 공유하실 때 사용하는 기능입니다.

사후전달 받은 문서 확인하는 방법

환경설정

전자결재에 대한 기본 설정에 대한 목록입니다. 결재 작성 및 결재 진행에 있어서 보다 편리하게 진행하실 수 있도록 설정해주시면 됩니다.

초기결재라인지정

문서 작성 진행 시 저장했던 결재라인을 어떤 문서를 작성하든 별도 설정없이 자동으로 기입되도록 하는 기능입니다.

초기결재라인에 대한 설정 방법은 아래 매뉴얼을 참고해주시기 바랍니다.
링크 : ' 초기결재라인지정 '

결재라인관리

문서 작성 시 저장한 결재라인을 별도로 추가 등록 및 수정/ 삭제를 진행할 수 있는 메뉴입니다.

결재사인등록

작성 및 결재 진행 시 결재칸에 들어가는 나의 결재 서명 이미지를 등록, 수정하는 메뉴입니다.

결재사인 이미지 등록에 대한 설정 방법은 아래 매뉴얼을 참고해주시기 바랍니다.
링크 : ' 결재 서명등록방법 '

개인환경설정(결재암호, 대결자 설정)

결재암호 : 결재자는 받은결재함에서 결재를 진행할 때 비밀번호를 입력해야 진행할 수 있도록 보안설정을 할 수 있습니다. 기본적으로는 본인의 로그인 암호이지만 결재암호를 별도로 설정할 수 있습니다.

전자문서 Sign 방법 : 내가 직접 결재를 하는 방법, 결재가 진행됨에 있어서 내 단계가 되면 자동으로 무조건 승인처리가 되는 방법, 상신자가 나 대신에 결재를 대신 행하는 방법이 있습니다.

대결자 설정 : 장기 출장 및 휴가로 인해 결재를 진행하지 못할 경우가 발생될 때 기간을 지정하여 나 대신에 결재를 진행할 대결자를 설정할 수 있습니다.

대결자 설정에 대한 설정 방법은 아래 매뉴얼을 참고해주시기 바랍니다.또한 영상도 있으니 같이 확인부탁드립니다.
링크 : ' 전자결재 대결기능 '

검색하기

내가 열람할 수 있는 문서 (상신 및 결재 진행한 결재문서 및 사후 전달을 받거나 보관함에서 열람이 가능한 문서)를 통합 검색할 수 있는 기능입니다.

기간 설정, 결재라인에 있는 인원의 성함, 문서 번호 및 제목으로 검색이 가능합니다.

질문이 있으십니까?