전자메일 쉽게 사용해보자

전자메일 2021-06-29

이정훈 0 댓글 2516

INTRO

그룹웨어를 통한 메일 수발신을 처음 진행하실 때, 보다 간편하고 편리한 기능들을 익히셔서 메일 활용을 100% 하실 수 있는 매뉴얼입니다. 부담없이 기능들을 알아가시기 바랍니다.

발신메일

메일을 작성하고 작성된 메일들에 대한 확인을 진행하실 수 있는 기능입니다.

메일 작성 페이지(수신자 즐겨찾기, 수신자/참조/숨은참조, 임시저장, 예약발송, 개인별 발송, 메일 서명, 본문내용 자동저장)

좌측의 편지쓰기 버튼을 클릭하여 메일 작성을 진행하실 수 있습니다.

수신/참조/숨은참조 : 받는사람 칸에 지정하면 수신자로 설정되는 것이며 숨은 참조의 경우 수신/참조자에게는 표시되지 않지만 해당 메일을 같이 참조되어 받아볼 수 있도록 하는 기능입니다.

입력은 좌측 펼쳐진 책 아이콘을 클릭하여 추가할 수 있으며 개인 혹은 부서단위로 추가할 수 있습니다. 또한 직접입력이 가능하며 이름을 검색하면 그에 대한 목록이 하단에 표시됩니다.

아이콘을 통한 선택 화면

※ 이름 검색 시 하단에 표시되는 목록
[임직원] : 그룹웨어 상에 등록되어 있는 임직원 메일 주소
[인맥자료] : 인맥관리메뉴에 등록되어 있는 외부 메일 주소
[송수신이력] : 한번이라도 수발신 되었던 메일 주소 (delete 버튼을 통해 언제든지 삭제할 수 있습니다.)

※ 위 목록에 대한 해제는 환경설정 - 편지작성 주소자동검색 대상에서 설정 및 해제하실 수 있습니다.

수신자 즐겨찾기 : 내가 자주 보내는 수신자 목록을 즐겨찾기에 저장하여 빠르게 수신자 목록을 불러올 수 있는 기능입니다. 디스크 아이콘을 클릭하여 저장하고 메일 작성 시, 수신①~수신③ 중 하나를 클릭하면 저장된 목록을 간단하게 불러올 수 있습니다.

임시저장 : 미리 메일 작성 후 임시로 저장하고 싶으실 때 임시저장 기능을 통해 저장해놓으실 수 있으며 임시보관함에서 언제든지 "재작성" 버튼을 통해 수정 후 발송하실 수 있습니다.

본문내용자동저장 : 일정 시간마다 본문 내용을 자동으로 저장되도록 하는 기능입니다.

본문내용 자동저장에 대한 자세한 사용방법은 아래 매뉴얼을 참고해주시기 바랍니다.
링크 : ' 최근 저장문서를 이용해 보자 '

예약발송여부 : 임시저장은 저장 후 보내고 싶은 시간에 다시 재작성 버튼을 통해 발송해야 하지만 예약발송 여부 체크 후 내가 원하는 시간에 자동 발송 될 수 있도록 하는 기능입니다.

※ 예약발송 대기 메일은 "예약발송대기" 에서 확인이 가능하며 시간설정에 대한 변경 및 예약취소를 진행하실 수 있습니다. 예약 취소, 발송 실패의 경우 임시보관함으로 이동합니다.

개인별발송여부 : 수신자를 20 ~ 30 명 등록하여 동일 메일을 발송할 때, 각 수신자들은 본인의 메일 계정만 수신자에 표시되도록 하는 기능입니다.

메일 서명 : 메일 작성때마다 메일 서명이 본문 하단에 자동으로 작성되도록 설정할 수 있습니다.

※ 메일 서명의 경우 다중 등록이 가능하기에 메일 발송 때마다 그 상황에 맞는 메일 서명을 세팅하실 수 있습니다.

인맥관리 (명함철 분류, 등록)

내부 임직원을 제외한 외부 메일계정으로 메일을 발송하 실때 그룹웨어 상에 메일 주소를 저장할 수 있습니다.

명함철 분류 : 메일 주소를 등록할 때는 전자 명함철을 만들어 주어야 합니다. 좌측 플러스 아이콘을 클릭하여 생성할 수 있으며 열람권한/쓰기권한에 따라 내가 등록하는 메일 주소에 대해 공유 범위를 지정하실 수 있습니다.

명함등록방법
1. 명함등록을 통해 한건 씩 등록합니다.

2. CSV 엑셀파일을 통해 일괄적으로 등록합니다.

엑셀파일 주소록 일괄등록에 대한 자세한 방법은 아래 매뉴얼을 참고해주시기 바랍니다.
링크 : ' 주소록 그룹웨어에 불러올 수 있나요 '

보낸편지함(중요도 표시, 읽음 여부 확인)

중요도 표시 : 메일 마다 색깔 지정을 하여 각기 다른 중요도를 부여하며 해당 중요도 따라 분류해보실 수 있습니다.

읽음여부 확인 : 보낸 메일에 대해 수신자가 열람했는지에 대한 확인을 진행하실 수 있습니다.

회수하기 : 내부 임직원에게 보낸 메일들 중, 상대방이 아직 읽지 않았다면 회수하실 수 있습니다.

읽음처리 확인 및 회수 기능에 대한 자세한 방법은 아래 매뉴얼을 참고해주시기 바랍니다.
링크 : ' 보낸편지의 수신자 읽음처리와 회수기능에 대해 알아보자 '

수신메일확인

본인 계정으로 수신된 메일들을 확인 및 활용할 수 있습니다.

받은편지함(게시판에공유, 새업무 등록, WBS 연결, 태그추가,편지복사본, 관련메일)

태그추가 : 수신한 메일에 대해서 회신을 하였거나 게시글에 등록 등의 작업을 진행하면 자동으로 메일 태그가 붙게 됩니다. 메일에 리플형태로 달리며 이를 수동으로 기입할 수가 있는데 태그 추가 버튼을 통해 진행하실 수 있습니다.

공유 메일 태그에 대한 자세한 설명은 아래 매뉴얼을 참고해주시기 바랍니다.
링크 : ' 공유메일태그를 통해 업무를 효율적으로 진행하고 싶어요. '

게시판에 공유 / 새업무 등록 / WBS연결 : 수신한 메일에 대해서 단순히 전달을 통한 공유 및 보고가 아닌 게시글에 등록, 업무관리를 통한 업무지시를 진행할 수 있는 기능입니다.

게시판에 공유 / 새업무 등록 / WBS연결에 대한 자세한 설명은 아래 매뉴얼을 참고해주시기 바랍니다.
링크 : ' 메일 타 메뉴 연동 기능(게시글 등록, 업무지시) '

스팸아웃(들어오지 않는 메일 확인, 블랙/화이트리스트)

기본적으로 그룹웨어를 통해 수발신 되는 모든 메일은 "스팸아웃"이라는 스팸서버를 거치게 됩니다. 이는 메일 정보 중, 스팸내용이 포함되어 있는지를 필터링하며 받은편지함으로 스팸메일이 수신되지 않도록 합니다. 따라서 만일 수신되어야 하는 메일이지만 수신되지 않는 메일이 있다면 해당 스팸아웃을 확인하여 스팸메일로 처리되어 있는지를 확인, 이에 대해 블랙리스트/화이트리스트를 직접 등록하실 수 있습니다.

스팸아웃 확인 및 블랙/화이트리스트 등록방법에 대한 자세한 설명은 아래 매뉴얼을 참고해주시기 바랍니다.
링크 : ' 스팸아웃 확인 및 블랙/화이트리스트 등록방법 '

메일 홀드

수신함을 장시간 미접속을 유지하다가 갑자기 접속을 하게 되면 그동안 보관함으로 들어오지 못했던 메일건들이 한번에 로딩되면서 부하가 발생됩니다. 그렇기에 일정 양 이상의 미로딩 건이 있을 경우 메일 계정은 수신 홀드 됩니다. 더이상 이후의 메일건을 받아보실 수 없기 때문에 홀드 해제를 반드시 진행해주셔야 합니다.

메일 홀드 및 해제 방법에 대한 자세한 설명은 아래 매뉴얼을 참고해주시기 바랍니다.
링크 : ' 메일 계정이 Hold 되었을 경우 처리방법 '

편지검색

전반적인 수발신 메일 건에 대한 통합검색을 진행하실 수 있습니다. 이때, 편지함(메일보관함) 별로 검색도되며 전체를 대상으로 검색도 가능합니다.

휴지통

삭제하고자 하는 메일이 있을 경우 삭제 및 완전삭제를 진행하실 수 있습니다. 단순삭제의 경우 휴지통으로 들어가게 되며 완전삭제를 진행하면 휴지통의 보관을 건너뛰고 데이터상 완전 삭제가 진행됩니다.

1. 메일 목록에서 삭제하고자 하는 메일을 체크한 다음, 상단의 "선택항목 삭제" 버튼을 클릭합니다.

2. 휴지통에서도 완전히 데이터 자체를 삭제하기 위해서는 체크 후 "선택항목 완전삭제" 클릭해주시거나 비우기 버튼을 통해 일괄적으로 완전 삭제 진행할 수 있습니다.

※ 삭제이력보기를 클릭하시면 완전삭제된 로그를 확인하실 수는 있지만 해당 건의 제목 및 내용을 확인하실 수는 없습니다. 또한 자주 삭제하는 메일의 경우 간단하게 삭제 진행할 수 있는 기능도 있습니다.

자주 삭제하는 메일에 대한 간편삭제 기능은 아래 매뉴얼을 참고해주시기 바랍니다.
링크 : ' 자주 삭제하는 메일 손쉽게 지워보자 '

쉐어메일과 메일링리스트

기본적으로 개인 계정으로의 메일 수발신 뿐만 아니라 대표메일(팀메일)을 설정하여 사용하실 수 있습니다. 이때 적용하는 기능이 쉐어메일과 메일링리스트입니다.

쉐어메일 : sharemail 기능을 통해 사용자 계정 처럼 실 등록된 계정에 인원들은 구독자 형태로 열람권한을 설정하는 방법입니다.

메일링리스트 : 가상의 대표메일 계정을 생성하여 그에 대한 구성원들에게 동일 메일을 복사하여 전달하는 형태입니다.

쉐어메일/메일링리스트에 대한 비교 분석은 아래 매뉴얼을 참고해주시기 바랍니다.
링크 : ' 쉐어메일과 메일링리스트에 장단점에 대해 알아보자 '

환경설정

기타 - 환경설정으로 접속해주시면 메일 사용에 있어서 기본적인 설정들을 진행하실 수 있습니다.

편지송수신설정(기본 발신 메일주소, 대체 이름, 보안설정)

메일 발송 때의 기본 설정 및 수발신 목록에 대한 확인 설정들을 진행할 수 있는 기능입니다.

편지 송수신 설정에 대한 비교 분석은 아래 매뉴얼을 참고해주시기 바랍니다.
링크 : ' 편지송수신 설정 '

수신메일자동분류 (보관함)

받은편지함에만 받지 않고, 별도 분류 구분 설정을 통해 지정된 보관함으로 자동 분류되어 수신될 수 있도록 하는 설정입니다.

수신메일 자동분류에 대한 설정 방법은 아래 매뉴얼을 참고해주시기 바랍니다.
링크 : ' 자주오는 메일과 중요메일을 분류해서 관리가능한가요? '

보안메일 발신 / 승인메일 발신

보안메일발신 : 그룹웨어 내의 정보 및 데이터를 외부로 메일 발송을 진행하실 때 사용할 수 있는 기능입니다. 메일 본문에 해당 데이터가 링크 형태로 삽입되며 발신계정은 지정된 계정으로만 설정하실 수 있습니다. 또한 암호 및 열람횟수에 대해서도 제한을 두실 수 있기 때문에 해당 기준 이후부터는 해당 데이터에 대한 접근이 끊기게 됩니다.

승인 메일 : 내부에서 외부로 발송되는 메일 중에, 승인자가 내용 확인 후 승인처리 진행해야지만 최종 발송이 될 수 있도록 하는 기능입니다.

승인메일에 대한 설정 및 사용방법은 아래 매뉴얼을 참고해주시기 바랍니다.
링크 : ' 회사에서 보내는 메일을 특정 사용자를 승인자로 지정하여 발신메일보안으로 메일발송 방법 '

POP3서버 연결

그룹웨어에서가 아닌 아웃룩/ 모바일 앱 어플 및 ERP 급여 메일 발송 진행할 때 POP3 연동을 통해 그룹웨어에 등록되어 있는 계정으로 메일을 발송하실 수 있으실 것 입니다.

POP3 연결에 대한 설정 및 사용방법은 아래 매뉴얼을 참고해주시기 바랍니다.
링크 : ' PC에있는 아웃룩이랑 연동하여 전자메일을 사용하고싶어요. '

POP3 연결에 대한 설정 및 사용방법은 아래 매뉴얼을 참고해주시기 바랍니다.
링크 : ' 안드로이드에서 이메일 앱에 그룹웨어 메일 연동하여 사용하는 방법(Mail) '

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