그룹웨어로 (화상)회의 관리하기

확장솔루션 2020-11-05

성경모 1 댓글 1427

INTRO

협업의 시작. 그 단초가 되는 회의의 중요성은 누구나 알고 있습니다. 수 많은 업무의 내용과 결정 등을 파악하는 회의, 그룹웨어에서 보다 스마트하게 진행 하실 수 있습니다. 최근 코로나19로 인한 비대면 업무 흐름에 맞추어 화상회의 기능도 지원하며, 모든 회의의 소집과 개최부터 기록, 산출물을 통합하여 관리할 수 있는 ‘회의관리’ 활용법 안내 해드리겠습니다.

1. 회의관리 위치

※ 회의관리가 보이지 않으시다면, 링크를 통해 회의관리 메뉴 활성화를 진행합니다. http://naver.me/xfc2fTGx (관리자 권한 필요)

2. 신규회의 등록

2.1 기본정보

회의의 주제, 분류, 장소, 일자 등을 설정하는 부분 입니다. 분류와 장소는 '회의환경설정' 에서 등록이 가능합니다.

2.2 참석자 정보

내부, 외부, 참관 각각의 등록하기 버튼을 통해 회의 참석자를 등록할 수 있습니다. 하나하나 참여인원을 등록하는 방법 외에도 부서 전체를 일괄적으로 등록도 가능합니다. (하단 캡쳐 참고) 기획자, 기획확정자, 진행자, 발표자, 기록자, 참여자 등의 역할설정을 통해, 참여자들이 회의에 앞서 본인의 역할을 명확하게 인지할 수 있습니다.

※ 회의 참석자들에게 SMS/이메일로 알림을 발송할 수 있습니다.

회의를 보다 확실히 알리기 위해 제공되는 기능으로, 그룹웨어 상에 핸드폰 번호가 입력된 인원의 정보를 자동으로 불러와 간편하게 PUSH 할 수 있습니다. 회의 확정시, 회의 종료시 총 2회의 안내가 나가게 되고, 각각 Y/N 으로 구분하여 개별발송 여부도 체크할 수 있습니다. 단 공유통장에 잔액이 있어야 진행이 가능합니다.

2.3 파일 첨부 및 회의목적

회의 진행에 앞서 계획의 내용과 관련한 계획자료를 첨부할 수 있습니다. 회의에 참석하는 모든 인원이 첨부한 파일과 회의 목적을 공유하게 됩니다. 필요한 정보를 모두 입력하셨으면, 하단에 위치한 저장하기 버튼을 클릭하여 회의를 생성하게 됩니다. 회의는 승인대기 상태로 생성되며, 회의 승인 절차를 거쳐 활성화가 됩니다.

3. 회의 승인

좌측 메뉴 중, 회의진행 및 활동으로 들어가면, 본인이 포함된 회의들이 리스트업 됩니다. 회의의 기획확정자는 '내가 기획 확정할 회의' 탭에서 회의를 승인할 수 있습니다.

4. 회의 참여

승인이 완료된 회의는 일정관리에도 해당 시간으로 자동 등록 되고, 내용은 전체회의 목록에서 확인이 가능합니다. 회의 참석자에 한해, 위 캡쳐에 표기된 부분을 클릭해서 회의정보 화면으로 이동이 가능합니다. 우측 하단의 화상회의 버튼을 클릭하면 정보화면 없이 즉시 화상회의로 이동합니다.

회의정보를 확인하고 해당 회의를 새로운 업무로 등록하거나, 기존 업무에 WBS연결도 가능합니다. 해당 내용이 궁금하시다면 '업무관리' 의 전반적인 내용을 파악하시면 좋습니다.

화상회의 초기화면 입니다. 참석하는 본인의 이름과 소속을 그룹웨어에서 불러오게 됩니다. 하단의 마이크와 캠상태를 점검한 후, Join meeting을 클릭하면 화상회의로 접근할 수 있습니다.

※ 외부 참가자가 있을 경우, 이름 상단에 위치한 링크를 복사/전달하면 참여가 가능합니다.

※ 화상회의 기능은 익스플로러에서 지원하지 않습니다. 보안 이슈로 인한 사항이오니 참고 바랍니다 (참고 기사 https://news.joins.com/article/23851793)

좌측상단에 위치한 메뉴에서 조직도, 회의 주제 등을 확인 할 수 있습니다. 다수의 인원이 화상회의를 이용할 시에 현재 참여자와 미참석자 보기 등을 통해. 직관적으로 파악이 가능합니다.

화상회의 시에 기본적으로 필요한 화면 공유, 말하기 요청, 채팅(상단 캡쳐 빨간박스) 외에도 많은 추가 설정들이 지원됩니다. 각 기능과 설정을 활용하여 더욱 디테일한 화상회의를 진행하세요.

5. 회의 종료

회의를 마치고, 회의기록자는 해당 회의의 정보를 들어가 회의결과를 입력하여 최종 종료처리를 하게됩니다. 각 내/외부 참석자들의 입장/퇴장 시간과 회의록, 회의장면, 회의 결과등을 업로드 할 수 있습니다.

위 캡쳐에 보여지는 내용들을 기록자가 작성을 마치고, 회의 종료버튼을 통해 회의를 완료처리 할 수 있습니다.

최종 완료된 회의는 상기 리스트에서도 회의완료 처리되고, 연동된 일정관리에서도 자동으로 처리완료로 표기됩니다.

OUTRO

업무 중 가장 많고, 중요한 정보가 오고가는 회의. 개최와 내용기록, 산출물의 관리가 용이한 '회의관리' 를 통해, 회의 자체를 관리하여, 더욱 스마트한 협업이 이루어지길 빕니다.

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