기안문과 시행문 문서번호 교차 자동 생성하기(문서번호 그룹관리)

개요

문서번호는 왜 중요할까요?
문서는 '한국산업 기술 진흥원'에서 직접 문서관리 규칙과 방법에 대해서 정립하여 온라인을 통해 기업에게
배포하고 안내 할 정도로 회사의 큰 자산들중 하나 입니다. 규칙과 체계가 잘 갖춰진 프로세스 경영을 하는
기업이라면 이러한 중요자산을 아무런 규칙과 순서없이 만들고 보관하지는 않을 것입니다.
자, 이번시간에는 이와같은 중요한 문서 번호를 조금더 쉽게 관리할 수 있도록 도와주는
'문서번호 그룹관리' 기능에 대해서 함께 알아봅시다.

문서번호 그룹관리가 뭔가요?
'문서번호 그룹관리'란 기준양식을 기준으로 다른양식과 연결하여 문서번호를 교차생성 시켜주는 시스템으로써
아래와 같은경우 사용하기에 용이합니다.
( 행정업무 운영실무中 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제3조의
"다.등록번호 표기", "라. 등록방법" 에 의거하여 정책을 정하고 시스템 적용 되었습니다.)

Ex) 기안문에서 A-1, 시행문에서 A-2, 다시 기안문에 A-3 과 같은 형태로 반복됩니다.
1) 공공기관과 같이 양식마다 문서번호 규칙이 따로 지정되어 있지 않고 여러문서가 하나의 문서번호로 진행되는 경우
2) 동일한 내용 이지만 형태나 배포처 와 같이 특정 부분만 달라서 하나의 문서번호로 통합되어 진행해야할 경우
3) 유사한 양식들을 묶어서 전체적인 문서 번호를 손쉽게 관리하고 싶은 경우

등이 있습니다.

설정방법

'이미 문서 번호가 많이 진행된 업체들은 그룹관리로 연결시킬 경우 다시 1번부터 시작하나요?'
라는 질문을 하실수 있으실텐데요.
1번부터 시작하지않고, 사용하시던 번호의 뒷번호 부터 시작하도록 설정 할 수 있습니다.
'문서번호 발급대장'을 통한 방법으로 해당기능 함께 알아보도록 하겠습니다.

※ 여기서 잠깐 주의사항!