그룹웨어 도입!! 이게 왜 우리부서 일이지요??

변화혁신 부터 시작 2020-01-13

최혁진 대표 0 댓글 268

예전에는 회사의 프로세스를 바꿀수 있고, 무언가 새로워지는 혁신의 기쁨에 적극적인 담당자들이 많았습니다. 또한 회사의 전체 컨텐츠와 정보를 내가 관리할 수 있고 권력의 이동에 고무적인 담당자들이 많았지요... 그리고 주관 담당자와 커뮤니케이션하고 효율적으로 변하는 직무 프로세스에 KPI 소재로 많이 설정 하였지요.

워라밸 강조로 생기는 현상인지는 모르겠지만, 그룹웨어 도입이 내 본연의 업무에 더해지는 일로 생각하다보니 도입시부터 귀찮아하거나 도입 후에는 내일이 아닙니다.라는 담당자도 보게 됩니다. "저희 부서는 그룹웨어 알아만 봐 주는 거지요, 도입후에는 저희들 이 일 안 맡을 겁니다.." '헉 이게 뭔 소리인가??'

교육 전 자꾸 진행 분위기를 자기 부서로 하지 말라는 담당자의 간곡한 부탁 이었습니다. 이게 전 부서 협업 프로세스를 관여하는 일인데, 직무를 관리하는 인사총무팀 일 아니야, 또 기획실 일이 아니야?? IT니까 전산팀 일 아니야? 이런 대화들이 PT나 교육 컨설팅때 오가는 거지요...

사실 그룹웨어는 전 부서가 결부된 일입니다. 주관 부서는 있어도 진행은 전체 부서가 다 같이 공유하고 연결 고리를 찾고 프로세스를 약속하고 실행하는 솔루션입니다. 저는 보통 "약속의 솔루션"이라고 강조를 하는데, 조직 내 그룹웨어로 약속한 기능을 쓰지 않거나, 개별 구성원의 아집으로 지금까지 해왔던 방식을 고수하면, 그룹웨어의 생명력은 그대로 끝나 버립니다. 그 개인이 사장이거나 임원이라면 더 심각하게 되지요..

조직 내 그룹웨어와 다른 솔루션의 도입도 실패의 경험에서 벗어나지 못하여 이제 한발짝도 내딛지 못하는 경화된 조직이 되버리는 경우도 많이 봤습니다.. 앞으로 그룹웨어 뿐만 아니라, 그 이상의 4차 산업혁명 솔루션들이 물 밀려오듯 생길텐데 말입니다. "이거 전에도 솔루션 도입 해봤는데, 직원들이 안 써요....." 직원들이 안쓰는게 아니라 제대로 된 목표와 범위 설정이 있었는지 또한 약속이 있었는지 그리고 임원진들의 참여가 적극적이었는지 다시 한번 점검해 볼 필요가 있습니다.

그룹웨어 도입을 성공적으로 하는 기업의 특성을 보면

그룹웨어 도입을 전사 혁신 tool로 삼고 motive를 캠페인 하고 관리한다.

별도의 교육 시간을 정기적으로 마련하고 교육 투자를 아끼지 않는다

Plan-do-see 보다 do-see(check)-do의 실행을 더 강조한다. 실행으로 발생하는 실수와 오류는 절대 나무라지 않으며, 오히려 선실행을 더욱 칭찬한다.

전 부서 책임자와 실무자를 지정하여 정기적으로 as is를 진단하고 바뀐 모습을 review 한다.

하드 디스크에 있는 개별부서,구성원의 데이타를 그룹웨어에 녹여 과업을 공유하고 프로세스화 한다.

기능에 절대 정치적인 해석을 하지 않으며, 서로 생각을 공유하여 최선의 옵션을 선택한다.

계속적인 제안 활동과 개선 의지의 장을 마련하여 인센티브화 한다.

최종적으로 네이버,구글에서도 검색되지 않는 내 기업만의 최상의 컨텐츠(지식문서,아이디어,프로세스)가 자체 제작되고 그룹웨어 내에서 검색되기 시작한다.

보통 저는 도입 회사의 사장님을 꼭 만나 보려고 합니다. 사장님의 혁신 의지도 성공하는 요소의 한 부분이기 때문입니다. 만나보면 몰라서 행동을 안했던거지 대부분 적극적으로 나서시게 됩니다. 타성에 젖은 구성원이 많다라면 사장의 강력한 의지가 그룹웨어 사용의 촉매제가 되긴 하지만, 이 회사의 최종 모습은 전자결재(빠른 의사결정)와 사장의 관리 범위 안에서의 총량으로 끝나 버립니다. 여기서 최선을 다해 극한의 성과를 더 보인다면 "직원은 떠나도 체계는 남는다" 까지는 구현 시킬 수 있지요...

그러나 진정한 그룹웨어의 모습은

자발적인 협업과 커뮤니케이션

프로세스 개선의지

지식 컨텐츠의 생성과 공유입니다.

그리고 그룹웨어를 알아보는 담당자들에게 부탁 말씀 드리고 싶습니다. 그룹웨어는 ERP처럼 몇몇 재무팀 구성원이 쓰는 장부 솔루션과 다릅니다. 협력사,파트너사 직원들까지도 쓰는 사용 범위가 넓은 솔루션입니다. 부디 자리에 앉아 본인 스마트폰 고르듯 제안서 견적서 수집 등 절차적 행동보다는 본질을 추구 하십시요. 반드시 납품사별 현장 발표로 기업 컨텐츠가 쌓인!!!!! 여기서 중요한게 뭐라구요?? 실제 기업 컨텐츠와 프로세스가 쌓여 있는 그룹웨어로 판단하고 우리 회사의 직무가 쉽게 드러나고 정합이 되는 그룹웨어를 선택하시라는 겁니다.

회사의 업종과 직무의 흐름이 구현되지 않는 빈 데모사이트를 담당자 혼자서 만져보고 결정하지 마시고 부디 직무 전문가들이 하는 발표를 경청하시는 것을 강력하게 추천 드리고 싶습니다. 그리고 나서 견적 nego는 제가 아는 한, 국내 그룹웨어 업계가 유연하게 가능한 걸로 알고 있습니다

항상 진취적인 생각과 실천력은 본인을 나태하게 하지 않으며, 어제와 다른 내 자신을 볼 수 있습니다. 워라밸, 욜로, 힐링 모두 좋습니다. 그러나 기업의 본질은 변하지 않을 것이며, 그 조직안에 성과를 내야만 하는 여러분들에게 요구되는 변화혁신 역량도 한층 더 높아질 겁니다. 꿈을 갖고 열심히 살아라는 말이 "노동력의 희생"으로 오해가 되는 세상에서, 목표를 정하고 열심히사는 가치가 이제 자기계발서로 출간되지 않는 세상에서, 꼰대체 몇 자 올리겠습니다.

그룹웨어는 어떻게 보면, 지금 기업의 잠깐동안 화두가 되는 기본 솔루션 일 수 있습니다. 4차 산업혁명으로 접어드는 이 시대에, 기업이 요구하는 가치로 솔루션이 변화되어 어떠한 이름으로 여러분들 앞에 나타날지 모릅니다. 그러나 그 실행 주체는 IT가 아니라 여러분들이 주역이 되었음 합니다. 삶 속에 직면하는 모든 과제에 지배 당하지 마시고 통섭과 융합으로 리드하시기 바랍니다.

2020년 좀 더 혁신적인 새해 되시길 바랍니다. 새해 복 많이 받으세요 ^^*

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그룹웨어 도입!! 이게 왜 우리부서 일이지요??

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