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쉐어메일로 회사 주요 직무메일을 공유해 보자

2019년도 4분기 2019-12-26 이정훈 2 댓글

INTRO

기존의 메일링리스트가 동일한 메일을 복사해서 구성원 개인 계정으로 전달하는 구조이기에 용량부분에 부담이 많았고 스팸으로 걸린 메일을 확인할 수도 없었습니다. 따라서 이를 보완한 '쉐어메일' 기능이 추가되었습니다.

1. 쉐어메일이란?

쉐어메일은 쉐어메일 전용계정 또는 실사용 계정에 구독하여 다함께 공유할 수 있는 구조입니다. 가상계정이 아닌 실계정이고 하나의 메일을 여러사용자가 공유하는 구조라 용량부담도 적고 해당 수신자의 스팸을 확인할 수가 있어 스팸으로 누락된 메일을 직접 확인할 수 있습니다.

2. 쉐어메일 계정 생성방법

① 사용자계정관리에서 사용자등록을 진행합니다.
② 공유계정의 아이디로 신규 계정을 생성합니다.
③ 메일관리 - ShareMail 에서 발행자 (내부) 선택을 클릭하여 생성한 계정을 선택합니다.
④ 발행자 표시명 (쉐어메일 목록 상에 표시되는 이름) 을 기재해주신 다음 구독자 추가를 클릭하여 쉐어메일을 사용할 인원을 선택합니다.
※ 만일 등록된 구독자 (쉐어메일 열람자) 를 제외하고 싶으실 경우 하단 목록에서 삭제 or 구독 중지를 클릭해주시면 됩니다.
- 삭제 : 아예 구독자 목록에서 제거하는 기능입니다.
재설정을 위해서는 관리 버튼을 클릭하여 구독자를 조직도에서 다시 선택해주어야 합니다.
- 구독중지 : 구독자 리스트에는 잔존해있지만 잠시 열람할 수 없도록 제한 설정을 하는 기능입니다.
재설정을 위해서 구독 시작 버튼을 클릭해주시면 다시 열람이 가능합니다.
※ 실제 로그인할 수 있는 계정을 생성하는 것이기에 공유계정 아이디로 로그인도 가능하며 그곳에서 분류 메일함 생성이나 스팸아웃 확인이 가능합니다.

3. 수신메일 확인 방법

① 전자메일로 접속 한 후, 좌측메뉴에서 ShareMail™ 을 클릭합니다.
② 시작하기 버튼을 클릭합니다.
③ 상단의 "메일함"을 클릭합니다.
④ 좌측 상단에서 현재 나에게 공유되고 있는 계정명을 클릭합니다.
※ 수신된 메일에 대해 필터 적용으로 쉽게 구분할 수 있습니다. (전체편지, 안읽은편지, 받은편지, 보낸편지)

4. 메일 발신 방법

① 새 메일 발신
- 메일함에서 "새 편지 작성"을 클릭합니다.
② 회신, 전체회신, 전달
- 메일을 클릭하여 우측 상단의 편지 아이콘을 클릭하여 회신, 전체회신, 전달 중 하나를 선택하여 메일을 작성합니다.

5. 수발신메일 관리 방법

① 주제어설정
- 주제어를 설정하여 메일을 분류할 수 있는 기능입니다.
- 주제어는 최초 생성한 구독자가 수정 및 삭제를 진행할 수 있습니다.
② 태그등록
- 메일에 대해 댓글형식의 태그를 작성하여 현재 처리 상태 및 업무 척도를 작성해 놓을 수 있습니다.
③ 게시판 공유
- 중요공지사항이나 내부 인원들에게 공유되어야할 메일의 경우 게시판에 바로 등록하는 기능입니다.

6. 그 밖의 기능

① 캘린더
- 수발신 내역에 대해 달력형식으로 한 눈에 볼 수 있는 기능입니다.
- 월, 주, 일 단위로 확인이 가능하며 해당 목록을 클릭하면 간단하게 메일 본문을 확인할 수 있습니다.
② 파일
- 수발신 메일에 첨부되어 있던 파일들을 한번에 확인할 수 있는 기능입니다. (각 확장자별로도 확인이 가능합니다.)
※ 본문에 파일링크로 첨부된 파일의 경우 리스트업되지 않습니다.
③ 주소록
- 주소록 등록을 통해 저장된 계정에 대한 수발신 내역 및 추가정보들을 확인할 수 있는 기능입니다.
- 이메일을 작성하여 중복검사를 클릭하면 자동적으로 그룹웨어에 등록되어 있는 정보를 가져옵니다.
④ 구독자
- 쉐어메일 계정에 공유되어 있는 구독자들을 확인할 수 있으며 태그, 회신, 게시글 등록에 대한 메일관련 활동 내역을 확인할 수 있는 기능입니다.
⑤ 바로가기
- 그룹웨어 메인페이지로 이동 / 통합 모바일 화면인 ZioYou.Mobile로 이동하는 버튼입니다.

PC화면 편지쓰기에서 쉐어메일 계정으로 발송 할 수 있게 되었습니다.

※ PC화면에서 편지쓰기 를 통해 쉐어메일 구독 계정으로 발송할 수 있습니다.
① 전자메일에서 편지쓰기를 클릭합니다.
② 받는사람의 목록에서 '구독중인 쉐어메일계정'을 클릭합니다.
③ 새창이 열리면서 쉐어메일을 작성할 수 있는 layer가 나타납니다.

④ 상단에 위와 같은 팝업창이 나타납니다.

⑤ 상기와 같이 쉐어메일의 '새편지 작성'할 수 있는 layer가 나타납니다.

쉐어메일 구독계정을 통해 메일을 발송 할 수 있습니다.

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문서 이력

  • 2020-05-26 날짜로 이현규 님께서 등록 작업을 하였습니다.
  • 2021-08-05 날짜로 이현규 님으로 부터 컨텐츠명이 변경 되었습니다.
  • 2021-12-03 날짜로 이정훈 님께서 수정 작업을 하였습니다.