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발신메일 승인 기능 설정방법  

전자메일 환경 2019-11-11 이정훈 1 댓글

INTRO

외부로 나가는 메일의에 대해 보안상 정보 유출의 위험도를 줄이고자 하신다면 메일 스크린 기능을 적용해보시는 것은 어떨까요? 보내기 버튼을 클릭함과 동시에 발송되는 메일에 대해 승인자를 지정하여 발송 전, 발송될 메일의 내용은 제 3자가 확인하여 발송 여부를 판단할 수 있는 기능입니다. 보안상의 문제와 더불어, 신입사원의 메일 발송에 대한 모니터링으로도 활용을 하실 수 있습니다.

1. 사용여부 설정 체크

① master로 로그인 -> 관리자페이지 -> 메일관리 -> 발신메일보안 -> 사용여부를 클릭합니다.
② [사용여부 설정] 부분의 "예, 사용합니다."를 체크 후, 하단의 [지금적용하기] 버튼을 클릭합니다.

2. 필터설정

① [제목과 내용] : 기본적으로 빈공간으로 설정되어 있음 (별도의 텍스트 제한 없이 모든 메일들에 승인 기능을 적용하겠다는 설정입니다.)
- 별도로 기입을 해주신다면 해당 텍스트가 제목 혹은 내용에 삽입이 된 메일만 승인 기능이 적용됩니다. (나머지 메일은 보내기버튼 클릭시 바로 발송됩니다.)
② [첨부파일] 유무를 체크하여 저장버튼을 클릭합니다.
- 모든 메일 : 첨부파일의 유무와 상관없이 모든 메일들에 승인 기능을 적용합니다.
- 첨부파일이 있는 메일만 : 첨부파일이 있는 메일만 발송합니다. (단, 본문에 파일링크걸기로 첨부한 파일은 제외합니다.)
③ 외부수신자 Check List - 검사대상
- 이곳에 등록된 계정이 발신되는 메일의 수신자로 지정되었자면 승인 기능을 적용합니다.
※ 입력값 사례는 아래와 같으며 만약 전체 메일에 대해 승인 기능을 적용하실 경우, 반드시 "@"을 입력해주시기 바랍니다.
④ 외부 수신자 White List - 예외대상
-이곳에 등록된 계정은 메일 승인 기능 적용 대상 수신자에서 제외됩니다.
※ 필터처리규칙

3. 내부발신자 설정

① 내부 발신자 Check List -검사할 내부 임/직원
-내부 구성원 추가 버튼을 클릭하여 메일 승인 대상자를 지정합니다. (부서 및 개인으로 등록 가능
② 내부 발신자 White List - 예외 내부 임/직원
-내부 구성원 추가 버튼을 클릭하여 메일 승인 제외 대상자를 지정합니다. (부서 및 개인으로 등록 가능)

4. 승인자지정

① :::승인자를 선택하세요::: 를 클릭하여 승인자추가하기를 클릭합니다.
② 추가하실 승인자 ID를 입력한 뒤, 확인 버튼을 클릭힙니다.
③ 내부구성원 추가를 클릭하여 승인 대상자를 선택하고 적용하기를 클릭합니다.

5. 발송이력 조회

- 설정 이후부터의 승인 기능이 적용된 발송 메일의 이력을 검색 및 확인할 수 있습니다.

6. 실제 메일 작성 및 승인 진행

① 발신자 : 메일 발송 시 좌측 목록에서 발송대기라는 항목이 추가되며 발송을 대기중인 메일의 카운트가 표시된다.
※ 내가 발송한 메일들 중, 발송승인 혹은 반려를 당한 메일들을 "나의 메일승인함" 에서 확인할 수 있습니다.
② 승인자 : 전자메일 좌측 목록에서 발송대기라는 항목이 추가되며 발송을 대기중인 메일의 카운트가 표시된다.
- 이곳에서 메일에 대해 승인(보내기) / 반려하기를 진행할 수 있다.

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