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전자결재 문서번호 부여 규칙은 어떻게 될까요 ?

문서번호는 품질경영시스템에 의거하여 최종 결재 완료 시, 문서번호가 부여되는 것이 표준입니다.
따라서 그룹웨어에서도 상신한 문서가 최종 승인이 완료되었을 때 문서번호가 부여되는 것이 기본 세팅 값입니다.
하지만, 내부 내부 이슈 및 규정에 의해 결재 문서 상신 시 문서번호를 부여하는 경우가 있어 이에 따른 옵션 값을 설정할 수 있습니다.

문서번호 생성 방법

문서번호 생성 방법으로는 2가지가 있습니다.
① 최종 승인이 완료되었을 때, 바로 문서번호를 부여한다. (기본값)
② 작성자가 문서를 상신했을 때, 바로 문서번호를 부여한다.

1. 문서상신후 최종 승인이 완료되었을 때 문서번호 부여받는 방법 (기본값)

① [관리자 로그인] 후 [전자결재]로 들어갑니다.
② [환경설정]을 클릭합니다.
③ [환경설정]의 [회사 환경설정] 으로 들어갑니다.
④ [문서번호 생성]-[최종 승인이 완료되었을 때 문서번호를 부여한다. (기본값)] 체크합니다.
이 방법은 문서작성 후 상신했을 때 문서번호가 생성되는 것이 아니라 결재 완료 시점에 따라 문서번호가 부여되며,
기본값으로 설정되어 있고 아래 이미지와 같이 보입니다.

2. 작성자가 문서를 상신했을 때, 바로 문서번호를 부여받는 방법

① 관리자로 로그인하고, [전자결재]-[환경설정]-[문서번호 생성] 경로대로 들어갑니다.
[작성자가 문서를 상신했을 때, 바로 문서번호를 부여한다.] 체크합니다.
이 방법은 문서작성 후 상신했을 때 상신과 동시에 문서번호가 생성이 되어 문서 상신 완료 시점에 따라 문서번호가 부여되며 아래 이미지와 같이 보입니다.

[Q&A]

Q : 옵션 값 변경 이전에 작성한 문서를 최종 결재 승인을 하게 되면 문서번호는 어떻게 되나요?

A : 옵션 값 변경 이전에 작성한 문서를 옵션 값 변경 이후에 최종 결재 승인을 하게 되면 문서번호는 부여되지 않습니다.
이는 시스템상 설정값에 따라 변경이 되는 것으로 옵션 값을 상신시 문서번호 부여로 변경하게 되면
이전에 상신된 내용은 변경된 값을 따라가기에 문서번호가 부여되지 않습니다.
추가로 문서번호는 문서 담당자가 임의로 변경 가능합니다.
'전자결재 문서 담당자 정의 및 활용 방법'글 참고해서 보면 됩니다.
Q : 2번 옵션 값 설정된 상태로 상신했을때 2개의 문서를 작성 시 A, B 문서를 작성했다고 가정하면 A 문서는 반려 처리를 하고,
B문서는 결재 긍인 완료를 했을 경우 문서번호는 어떻게 되나요 ?

A : 반려 처리 된 A 문서가 B005번이고 승인 완료된 B 문서가 B006번이라고 가정하면
반려 처리 된 A 문서는 그대로 B005번으로 남고 승인된 B 문서도 B006번으로 남습니다.

※ 이는 문서를 상신하고 반려 처리를 한다고 해서 다시 문서번호가 사라지고 생성이 되는 것이 아니라 그대로 남고 다음 결재 순번으로 넘어갑니다.

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