그룹웨어 도입이 전산팀 일인가요? 인사총무팀 일인가요?

그룹웨어 사업을 한지 언 10여년 정도가 되어 갑니다.
20대 인사팀 직원으로 근무했을 때 그룹웨어를 무기로 회사 조직을 장악하고 모든 정보를 집결시키고 조직내 이목을 끌고 승진의 기회로 잡았던 애기도 요즘 워라밸,소확행 세대의 담당자들 한테는 통하지 않는거 같습니다.
그룹웨어 도입이 안그래도 바쁜 인사총무 담당자에게 하나의 이벤트가 되고 잘못 진행하면 타부서에게 욕을 먹고 짜증만 나는 일로 변질될 수도 있지요..

그룹웨어 교육 컨설팅을 진행하게 되면, 부서간의 silo 현상이 파악되고 거기서 나오는 부서간의 불만, 니일이네 내일이네 어느덧 우리 부서일이 되었네 하면서 옥신각신 많은 모습들을 보게 됩니다.

그룹웨어는 말 그대로 그룹이 쓰는 소프트웨어 입니다.
조직의 구성원들이 사용하면서 빠른 소통과 의사결정 그리고 지식문서의 축적으로 지식경영포털까지의 사용을 목적으로 합니다.
그런데 이 솔루션을 마치 퍼스널웨어 처럼 생각하시는 담당자 들이 간혹 보입니다.
구글의 개인 일정처럼 개인 편의 기능으로 생각한다거나, 개별부서의 편의 목적(재무팀의 경우 전표 치는게 싫어 자동연동만 생각한다거나), 자기가 보이는 직무 범위까지만 보고 견적을 싼곳으로 선택하여 추후 낭패를 보는 경우가 많지요...
도입전 담당자의 관심은 특정 기능에 꽂혀 엄청 질문을 많이 했는데 막상 도입해보니 구성원들의 동기부여가 없고 약속과 프로세스가 없어 잘 사용하지 못하는 경우가 허다하지요...

간혹 전산 담당자들은 회사 직무 파악이 되지 않은채 코딩실력을 자랑하려는건지 아님 전산실력을 뽐내려는건지
타부서가 알수 없는 질문들을 하여 본질을 흐리게 하고 제안 시간을 아깝게 하는 경우도 있습니다.

제일 중요한 본질은 그룹웨어를 도입전 내부 구성원간들의 필요성에 대한 동기부여 입니다.
그룹웨어를 써 본 사람은 기업 필수 솔루션임을 알겠지만, 경험하지 못한 사람은 사용 경험이 없기에 불편한지 모른다라는 거지요..
그런데 경험도 없는 다수의 동의도 없이 담당자 홀로 도입이나 특정 부서 도입은 전사적으로 그룹웨어를 혁신의 도구로 사용하지 못하는 결과를 가져옵니다.

그룹웨어의 도입 주관부서는 인사총무팀이나 전산부서가 될 수 있어도
도입의 책임과 진행은 전부서가 같이 TF팀을 구성하고 참여시켜 책임져야 하는 내부 프로젝트입니다.
업체 제안시 부터 같이 참여시키시고 , 책임과 권한 분배도 같이 전개 하십시요

알고 있습니다. 인사총무팀이 힘이 없는 부서의 공통적인 특징을 보면 대표이사가 영업 출신이거나 연구개발 출신으로 체계성과 프로세스의 중요성을 직접 경험하지 못한 CEO들이 많아 이러한 도입을 중요시 않게 생각하는 회사도 있습니다.
그래서 그룹웨어 도입이 더욱 힘들고 돈을 벌어오는 영업부서에게 강하게 드라이브를 못거는 경우도 있지요..

바쁘니까 도입을 미루고 있다라는 인사총무팀의 모습을 보면
그룹웨어 도입을 하면 저런 불필요한 커뮤니케이션으로 바쁘지 않을텐데라는 생각이 많이 듭니다.
바쁘니까 빨리 도입을 해야 하는게 그룹웨어 입니다.
바쁜일 다 처리하고 도입하는 솔루션이 아니라는 것을 말씀 드리고 싶습니다.

김대리 작년 건설 A프로젝트 계약서 좀 찾아줘.
나 내일 당장 업체 방문인데 명함이 떨어졌네 명함 주문좀 빨리해줘
새로 입사했는데요, 제자리 프린트 드라이버가 안잡히는데 잡아주세요
사원증은 또 어떻게 신청하면 되지요?

상기 일로 오전 오후 다보내고 저녁에 남아 근태결산, 급여작업, 원천징수 작업 하시는 인사총무 담당자 들이 없기를 바랄 뿐입니다.

그룹웨어 도입을 하면서 인사총무팀 담당자들은 타부서 직무 프로세스를 이해하게 되고
또한 내부 커뮤니케이션 연결고리를 찾을 수 있습니다.
매번 말로 요청하고 말로 피드백을 주었던 일을 게시판에서 상호 소통하고 협력하는 카테고리로
바꾸게 된다라면, 기존에 쌓인 데이타를 보고 현업 부서는 따라하며 실행하겠지요
바로 그런 물꼬을 트게 하고 커뮤니케이션 비용을 낮추는 부서가 인사총무팀이지요

물론 저항과 장벽은 있습니다.
누구 맘대로 명함신청을 게시판에서 하란거야... 니들 인사팀 편할라고 우리가 여기다가 글을 써야돼?
계약서 하나 못찾아줘서 나보고 검색하라고 하는거야? 거참 귀찮네..
프린터 드라이버 설치같은 거는 경영지원팀이 해주는거 아닌가요? 제가 그룹웨어 배움터 보면서
일일이 제가 해야하나요? 경영지원팀이 왜 지원이겠어요 이런거 지원하라고 만든 부서잖아요...

속에서 천불이 올라오고 내려오고 하겠지만, 그들과 먼저 소통하고 이해시키는게 인사담당자가
넘어서야 하는 커뮤니케이션 역량이 아닐까 생각 됩니다. 우군이 필요하겠지요....
저는 핵심 부서장이나 현업부서내 말빨이 좋은 키맨들과 술자리를 같이 하거나 경조사 모임등을 빠지지 않고
이성이 아닌 감성 접근을 많이 한 기억이 나기도 하네요..
오래전 이꼴 저꼴 보기 싫어 사장이 됬는데, 사장이 직원과 소통하는데 더 힘이 드는 자리입니다. ^^;;

열정을 잃으면 내 성장도 잃습니다. 워라밸 소확행도 좋지만, 내 성장의 담보는 몰입과 집중에 있습니다.
많은 중소기업 인사 담당자들이 회사에서 즉시 인정해 주지 않는 자괴감으로 열정을 잃는 모습이 안타깝습니다.
혁신 도구로서의 IT솔루션에 대한 도입과 적용을 주 무기로 삼는다면, 분명 자기 역량이 될 것이고 확연하게 성과를 드러낼 수 있습니다.
회사에서 인정하지 않더라도 내 안의 성장은 내가 평가하고 내 스스로가 알고 있습니다.

회계의 이해, IT솔루션의 이해, 그리고 재무기반의 인적자원 관리와 임금제 설계,인사평가까지가 진짜 인사담당자들의 일입니다.
불필요한 내부 커뮤니케이션을 줄이고 진짜 인사담당자로 일하는 방안을 모색 하십시요

결론 : 그룹웨어는 특정부서의 일이 아닌 전 구성원이 약속하고 프로세스를 정립하여 소통하는 혁신 도구입니다.

지금까지 쌓아놓은 그룹웨어 스토리를 여러분들과 함께 종종 나누도록 하겠습니다.
꼰대체는 이해하기 바라며.....잠 안오는 새벽에.....