전자결재 문서담당자 정의 및 활용 방법

전자결재 환경 2019-03-07

이정훈 0 댓글 1685

INTRO : 전자결재는 부서별 혹은 팀별로 사용하는 경우가 많습니다. 이때, 각 양식 관리를 관리자 혼자 진행하기에는 버거울 수 있기에 관리자의 관리 부담을 감소하기 위해 관리 권한을 다른 사용자에게 부여할 수 있습니다. 해당 기능이 "문서담당자" 입니다.

문서담당자 : 결재문서 양식에 대해 설정 수정 및 삭제를 진행할 수 있는 권한을 부여받은 사용자

※ 상신된 문서 자체에 대한 수정 및 삭제 권한은 갖고있지 않습니다

① master 계정으로 로그인 후, 전자결재 -> 환경설정을 클릭합니다.

② 문서양식 관리 (등록)을 클릭합니다.

③ 문서 담당자를 부여할 양식을 클릭합니다. (ex 기안서)

④ 문서담당자 란의 "찾기" 버튼을 클릭하여 지정자를 추가하여 저장버튼을 클릭합니다.

※ "최종 승인된 문서 관리", "상신중인것부터 모든 문서 관리" 중 한 가지를 설정하실 수 있습니다.

문서 담당자가 지정되지 않은 상태는 관리자 (master) 계정으로만 관리를 할 수 있도록 설정이 되어 있습니다. 따라서 일반 사용자들에게는 [일반사용자 권한] 만 표시가 됩니다.

문서 담당자로 지정이 된 인원의 경우, 문서관리자만의 결재환경설정 화면을 확인할 수 있다. ( [ 전체관리자 + 문서담당자권한] )

① 문서양식 관리(등록)

- 문서 담당자로 지정이 되었다면 해당 양식의 다양한 옵션을 설정하여 양식만의 전자결재 운용규칙을 갖출 수 있다.

② 문서양식 / 기본결재라인

- 문서양식별로 기본결재라인을 지정하실 수 있습니다. 이는, 문서양식을 선택하여 상신을 할 때, 기본적으로 지정된 결재라인이 자동으로 표시됩니다.

③ 부서별 문서양식

부서별로 문서양식을 지정하여 사용하실 수 있습니다. 회사에 너무 많은 양식이 있더라도 각 부서별로 필요한 문서양식만 보이게 하는 기능입니다.

④ ERP연동양식 관리

전자결재 DB연동 양식중에 ERP시스템과 연동하는 시스템 제공양식을 설정하는 기능입니다. WorkFlowERP 시스템입니다.

① 담당자로 지정된 문서 리스트

문서 담당자로 지정된 양식으로 상신된 문서를 확인할 수 있습니다.

② 전체관리자 + 문서담당자 권한 목록 (문서양식관리, 문서양식/기본결재라인, 부서별 문서양식, erp연동양식 관리)

1) 문서양식관리 - 담당자로 지정된 결재양식에 대해 설정을 수정하실 수 있습니다. 관련글 : "회사에서 사용하는 문서를 그룹웨어에서도 등록하여 사용할 수 있나요?"을 참고하시어 수정을 진행해주시기 바랍니다.

2) 문서양식/기본결재라인 - 등록된 양식의 기본 결재라인을 설정할 수 있는 기능입니다. 본 설정은 어느 사용자던 해당 양식으로 결재를 작성할 시 자동적으로 설정된 결재라인을 불러옵니다.

3) 부서별 문서양식 - 부서별로 작성을 할 수 있는 양식에 대한 권한을 부여하는 설정입니다. 아무런 양식이 등록되어 있지 않다면 모든 양식을 작성할 수 있습니다.

4) ERP연동양식 관리 - WorkFlowERP 2.0의 화면으로 이동합니다. WorkFlowERP 2.0의 자세한 사항은 관련글 : "WorkFlowERP™ 에 대한 소개"를 참고하여 주시기 바랍니다.

OUTRO : 현재 문서 담당자로 지정된 인원은 해당 결재 양식으로 상신되는 모든 문서건에 대해 열람을 해도 무방한 사용자여야합니다. 문서 담당자는 궘한을 부여받은 양식에 대해 언제든지 수정을 할 수 있다는 점을 유념하여 주시기 바랍니다.