게시판은 그냥 공지용으로 사용하는것 아닌가요?(게시판 생성과 활용)

게시판 환경 2019-02-14

신기훈 0 댓글 5329

INTRO

게시판 하면 떠오르는 이미지가 무엇인가요? 네, 많은 분들이 공지, 자유게시판 정도만 생각하십니다.
그렇다면 그룹웨어 메인을 차지하는 저 영역이 아깝지 않으신가요? 여기서는 게시판을 낭비하지 않고 다양한 기능을 통해 활용하는 방법을 알아보도록 하겠습니다.

이 글은 게시판 확인필프로세스와 방속성 기능 활용에 대한 글입니다.

일반적으로 증명서를 발급받으려면 관리부에 찾아가거나 전화로 요청을 합니다. 그러고 나서 신청서류를 받아 다시 자리로 와서 작성 후 제출하게되죠. 그러고는 관리팀에서 연락받고 증명서를 전달받게됩니다.
이러한 일련의 과정이 너무 번거로우시지 않나요? 그래서 저희는 증명서 신청을 게시판을 통해서 합니다.
지금부터 증명발급 게시판을 만들어보고 활용해보도록 하겠습니다.

1. 게시판 생성하기

게시판 생성은 관리자가 아니더라도 옵션에 의해 일반사용자가 생성하실수는 있습니다. 그러나 사내 프로세스 정립과 효율적인 관리를 위해 관리자로 로그인하셔서 진행해주시기 바랍니다.

1.게시판 카테고리 최하단 방개설관리를 선택합니다.

2.게시방 생성을 선택합니다.

3.게시방 생성시의 옵션입니다.

①방 이름을 입력하는 란입니다. 지금은 증명발급 게시판을 만들거니 '증명발급'이라고 입력하겠습니다.

②게시판은 트리구조로 되어있습니다. 증명발급게시판은 경영게시판 하위 구조에 속해있기에 부모방을 경영게시판이라 지정하겠습니다.

트리구조의 예시

③해당 게시방을 관리하는 사용자를 지정하는 옵션입니다. 방장은 방속성 기능을 통해 언제라도 게시방 옵션을 수정할 수 있습니다.
또한 해당 게시방의 전체 글에 대해 수정, 삭제권한을 가집니다.

④방장과 동일한 권한을 사용자에게 부여하는 옵션입니다. 사용자명이 아닌 아이디를 수기로 입력해야하고 구분은 ';' 세미콜론으로 합니다.

추가방장 입력의 예시

⑤게시판 한 페이지에 보여지는 게시글의 수를 지정할 수 있는 옵션입니다. 너무 많이 지정하시면 가독성이 떨어지니 적당하게 지정해주시기 바랍니다.

⑥게시판 카테고리에서 해당 게시판이 위치하는 정렬순서를 지정하는 옵션입니다. 저희 게시판에는 증명발급게시판이 5번째에 정렬되어있습니다.

⑦일자 설정 시 그 날짜 이후로는 해당 게시방이 표시되지 않게됩니다.
게시방 자체가 삭제되는건 아닙니다! 따라서 더이상 사용하지 않는 게시방이면 가급적 삭제처리가 아닌 게시일자 수정을 통해 보이지 않게 처리해주세요.

⑧카테고리상 게시방 제목 앞에 붙는 이미지입니다. 트리구조에서 구분을 쉽게하기 위함이니 원하시는 이미지 선택하셔서 적용하시면 됩니다.

2. 게시판 옵션 설정-일반사항

게시방을 생성해주시면 위 이미지와 같은 창이 뜨실겁니다. 여기는 게시판에 적용되는 각종 옵션을 설정할 수 있는 창입니다.

①게시물에 유효기간을 주는 기능입니다. 공지사항같은 경우 특정일 까지만 공지가 필요한 경우 이 옵션을 통해 게시글의 유효기간을 설정하실 수 있습니다.
유효기간이 지나더라도 삭제는 되지 않아 언제든지 다시 확인하실 수 있습니다.

②위에서 유효기간을 게시글마다 설정할 수 있다고 했습니다. 유효기간이 지난글을 확인하시려면 이 탭을 활성화시켜서 지난 글을 확인하실 수 있습니다.

게시중, 지난자료, 전체를 구분하여 보실 수 있습니다.

③게시글 내 열람이력, 파일다운로드이력, 게시물수정이력을 확인하실 수 있는 기능의 사용여부를 설정하는 옵션입니다. 동일한 사용자더라도 누가 몇번을 읽었는지 확인할 수 있는 기능입니다.

④로그 히스토리와 비슷한 기능인것 같지만 열람현황자료보기의 차별된 기능은 누가 읽었고 누가 읽지 않았는지 확인이 가능하단 점입니다.
중요한 내부전파사항의 경우는 누가 읽지 않았는지 확인이 필요한데 이 기능을 통해 누군지 파악하고 푸쉬하실 수 있도록 문자를 발송할 수 있는 기능까지 제공해드립니다.

⑤고정글은 두가지 기능이 제공됩니다.
1.게시판 최상단에 해당 게시글을 고정적으로 위치시키는 방법
2.게시물 리스트가 아닌 게시판 상단에 Notice로서 고정시키는 방법

노란 핀을 한번 누르면 1번기능이 활성화되고 두번 누르면 2번 기능이 활성화되며 한번 더 누르면 고정글 기능이 비활성화됩니다.

글 번호에 관계없이 핀박힌 글이 최상단으로 이동되어있는 모습

게시물 리스트에서 빠지고 최상단 Notice에 등록된 모습

⑥RSS는 Really Simple Syndicationd의 약자로 ‘매우 간단한 배급’ 또는 ‘풍부한 사이트 요약’이라고 합니다. 외부 사이트에 작성된 글을 그룹웨어로 당겨오는 기능으로 이 기능에 대한 안내는 당사 오픈API 소개글 참고 부탁드립니다.
이 기능은 외부 시스템과 연동이 필요한 부분으로 별도 작업이 필요합니다.

http://openapi.zioyou.com/

⑦해당 게시판의 가장 부모 카테고리, 여기선 경영게시판이 되겠죠. 경영게시판을 눌렀을 때 보여지는 최근게시글에 이 게시판에서 작성된 글이 표될지 되지 않을지 유무를 설정하는 기능입니다.
이 기능은 옵션적용 이후 게시글에 대해서만 적용이 됩니다. 옵션이 활성화되지 않았을때 작성한 게시글은 해당기능의 영향을 받지 않습니다.

3. 게시판 옵션설정-권한대상자, 방이미지

①게시판의 열람, 쓰기, 다운로드 권한을 사용자에게 부여할 수 있는 기능입니다.

권한추가를 누릅니다.

증명서 신청은 전사를 대상으로 합니다. 여기서는 전사 인원에게 권한을 여는것으로 진행하겠습니다.

권한 지정시 많이 헷갈리시는 부분이 상단 탭의 조직도와 개별부서의 차이입니다.
조직도는 조직도 상 해당 부서의 하위부서까지 권한을 부여하는 개념이고 개별부서는 하위부서는 포함되지 않는, 딱 그 부서까지만 권한을 부여하는 옵션입니다. 이점 유의 바랍니다.

조직도-회사명-적용하기 순으로 누릅니다.

게시판 성격마다 다르겠지만 증명발급 게시판은 모두가 사용할 수 있고 글을 작성할수 있으며 첨부파일이 있을경우 다운로드 받을 수 있어야 합니다. 따라서 모든 권한을 열어줍니다.

회사명-화살표로 권한 부여(회수시엔 아래화살표)-저장

정상적으로 권한지정이 된걸 확인할 수 있습니다.

②방 이미지 기능은 해당 게시판 상단이나 하단에 이미지를 삽입할 수 있는 기능입니다. 여기서는 증명서 발급 프로세스 이미지를 삽입해보겠습니다.

증명서 발급 프로세스

먼저 방이미지 기능을 사용하도록 변경을 눌러준 뒤 수정을 누릅니다.

이번에는 이미지가 상단에 위치하도록 해보겠습니다. 위치지정 후 이미지를 찾아보기 버튼으로 삽입 후 저장버튼을 누릅니다.

이미지가 정상적으로 게시판에 적용된것을 확인할 수 있습니다.
이미지가 너무 큰 경우 가독성이 심히 떨어지므로 적절히 조절하셔서 등록바랍니다.

4. 게시판 옵션설정-의견수렴, 문서분류, 기타 사용옵션,게시글 내용양식

확인라인, 문서상태는 게시판 활용파트에서 설명하겠습니다.
외부시스템 호출은 일반 사용자영역에서 수정하실 수 없습니다.

①의견수렴기능은 간략화된 설문조사 정로도 보시면 됩니다. 다만 게시글에 표시되는 의견이 게시판에 설정된 모든 코드가 보이기에 설문관리보다는 한정적이라는 특징을 가지고 있습니다.

이런식으로 활용이 가능합니다.

②문서분류기능은 게시글 성격이 같은것들끼리 묶어서 관리하기 용이하게끔 설정하는 기능입니다. 증명서에는 재직,경력,퇴직 증명서 등이 있겠죠.

증명서 종류별로 분류가 되어있는 모습.

문서작성 시 분류코드를 설정할 수 있습니다

문서분류별로 게시글 목록에 나타나며 분류별로 소팅해서 확인할 수도 있습니다.

코드 '재직'으로 소팅한 모습

기타 사용옵션

①게시글 작성 시 익명으로 작성할 수 있도록 옵션을 부여하는 기능입니다. 보통 신문고제도를 게시판을 통해 운영할 시 사용합니다.

②게시글 하단에 0점부터 9점까지 해당 게시물을 평가할 수 있는 기능을 부여하는 옵션입니다. 제안하기 게시판등에서 활용하실 수 있습니다.

③게시글 하단에 리플을 작성할 수 있도록 해주는 옵션입니다. 리플에 따라 직무가 진행될때는 오늘등록된 리플을 게시판 상단에 표시하여 새로이 등록된 리플을 한눈에 보실 수도 있습니다.

④게시글을 그룹웨어 로그인 시 팝업으로 뜨게 할 수 있는 기능을 활성화하는 옵션입니다. 공지사항에서 많이 사용하십니다.

팝업공지로 보일 기간을 설정하고 팝업창 크기를 설정하실 수 있습니다.

실제 로그인시 보여지는 팝업공지

⑤게시글을 비밀글로 작성할 수 있도록 기능을 부여하는 옵션입니다. 증명발급 게시판은 특성상 개인정보가 입력되게 됩니다. 따라서 이번에 생성할 게시판에서는 필수적으로 포함되어야겠지요.

옵션 아랫부분은 비밀글 작성 시 비밀번호 없이도 글을 열람할 수 있는 사용자를 지정하는 기능입니다. 보통 증명 신청서를 받아 처리할 관리부 담당자들을 입력합니다.

게시글 작성시 자동으로 권한자가 붙게됩니다. 비밀번호를 입력해보겠습니다.

비밀글로 작성했기에 게시글 제목앞 자물쇠가 달린것을 확인할 수 있습니다. 열람권한을 가진 관리자 계정으로 글을 열어보겠습니다.

비밀번호 입력창 없이도 게시글을 확인할 수 있습니다.

열람권한자를 지정하지 않으면 비밀번호 입력창이 뜹니다.

주의!
게시글 작성 시 작성자가 비밀글 열람자를 수정하실 수 있습니다. 방속성에서 기본 열람권한자를 지정하더라도 작성자가 권한자를 제거하시면 기본열람자라도 비밀글을 열람하실 수 없습니다!

⑥게시글 작성시 저장되어있는 기본제목을 불러올수 있도록하는 옵션입니다. 증명신청게시판의 경우는 게시글마다 제목이 상이할 필요가 없기에 다음과 같이 설정해주시면 됩니다.

회사에 맞게 예시와 같이 입력 후 저장버튼을 눌러줍니다.

게시글 작성시 제목 우측에 화살표와 기본제목이 표시되는걸 볼 수 있습니다. 화살표 버튼을 누르면 자동으로 기본제목이 불러와집니다.

⑦게시글 아래 답글쓰기를 사용할 수 있도록 하는 옵션입니다. 증명서 발급시 원본 글이 아닌 답글에 첨부파일을 넣음으로서 활용하실 수 있습니다.

게시글 내에서 답글쓰기 버튼을 누릅니다.

답글의 열람권한은 원글의 권한을 따라갑니다. 답글 비밀번호를 따로 설정 가능합니다.

원글 아래 답글이 달린것을 확인할 수 있습니다.

⑧게시판에 글 작성시 방장의 승인이 있기전엔 게시할 수 없도록 하는 옵션입니다. 보통은 사용하실 일이 없으나 해당 게시판에 글 작성시 보안상 민감한 내용이 포함되어있을때 사용하시면 됩니다.

게시글을 작성합니다.

게시판 리스트에 해당 게시글이 보이지 않습니다.

해당 게시판의 방장인 관리자 계정에서 게시판 카테고리 - 승인대기로 들어갑니다.(앞 숫자는 본인이 작성한 승인대기글, 뒷 숫자는 본인이 승인해야 할 승인대기글을 의미합니다.)

아까 신기훈 사용자가 작성한 글이 승인대기에 걸려있음을 확인하실 수 있습니다. 승인 사유를 입력하고 승인합니다.

정상적으로 게시되었으며 승인시 남긴 글이 리플에 달렸음을 확인하실 수 있습니다.(리플이 보이지 않으면 리플옵션이 활성화 되어있는지 확인하세요)

⑨게시글 작성시 ZPS 푸쉬알림이 가도록 하는 기능을 활성화하는 옵션입니다. 권한대상자를 설정하지 않으시면 게시판 열람대상자를 따라가게됩니다.
푸쉬알림 설정은 관련글 '지오유톡 PC 및 모바일 메신저 설치 매뉴얼' 참고 부탁드립니다.

게시글 내용양식
게시글 내용양식기능은 사용자들이 게시글 작성 시 본문 내용이 자동으로 기입되었도록 하는 기능입니다.
증명서 발급을 위해선 각종 개인정보가 필요합니다. 여기선 그 개인정보를 틀에 맞춰 사용자들이 입력하게끔 본문양식을 지정해보도록 하겠습니다.

수정버튼을 누릅니다.

익숙한 에디터가 나옵니다. 필요항목을 사용자들이 입력할 수 있게끔 본문에 내용을 입력후 저장버튼을 누릅니다.

글 작성시 자동으로 본문내용틀이 기입되어있는것을 확인하실 수 있습니다.

5. 게시판 활용하기(확인라인기능으로 업무프로세스 설계하기)

지금까지는 게시판의 각종 기능에 대해서 알아봤습니다. 여기서부턴 아까 설명하지 않은 확인라인과 문서상태코드를 통해 업무 프로세스 설계를 해보도록 하겠습니다.

들어가기 앞서 확인라인과 문서상태코드가 무엇인지 알아야 뭘 만들수 있겠죠? 게시판에서 확인라인과 문서상태코드는 이런식으로 보여집니다.

확인라인

당사 명함신청게시판 게시글 우측 상단에 보여지는 확인라인. 어떤 프로세스로 업무가 진행되는지 한눈에 파악이 가능하다.

확인버튼을 누르면 해당 확인라인에서 어떤 일을 진행해야하는지 확인할 수 있다.

문서상태코드

문서상태코드. 현재 프로세스가 어느정도 진행되었는지 파악 가능하다.

당사 명함신청 프로세스

당사 명함신청 프로세스를 예시로 완성된 확인라인과 문서상태코드를 보여드렸습니다. 지금부터는 직접 설계해보도록 하겠습니다.

게시판 확인라인 프로세스 설계전 우선 현재 업무에 대한 분석이 선행되어야 합니다.
다행히 우리에겐 증명발급신청에 대한 프로세스가 문서화 되어있고 이미지까지 게시판에 붙어있네요.

이 프로세스를 게시판 확인라인과 문서상태코드로 나누어보겠습니다.

이렇게 분리된 내용을 토대로 우선 문서상태코드부터 생성하도록 하겠습니다. 확인라인 작성시 문서상태코드를 변경할 수 있는 기능이 제공되기에 문서상태코드가 먼저 완성되어있는게 확인라인 작성에 용이합니다.

수정버튼을 누릅니다.

①코드명을 입력합니다. 설명란은 시스템상에 영향을 미치는 부분은 없이니 추후 수정시 참고해야할 사항이 있으시면 입력하세요.
②저장버튼을 누릅니다.
③방속성 보기를 누릅니다.

문서상태코드가 정상적으로 생성된 것을 확인하실 수 있습니다.

이제는 확인라인을 만들차례입니다. 다음 순서에 따라 만들어주시면 됩니다.

신규 버튼을 눌러줍니다.

①타이틀은 아까 표에서 나누것처럼 프로세스 명을 입력합니다.

②확인자는 예시로는 아무나 찍을 수 있도록 했습니다. 비밀글이라 거의 본인만 찍겠다만 작성자만이 찍을 수 있도록 하시려면 권한을 작성자 본인으로 주셔도 됩니다.

③해당 확인필을 찍을 시 문서상태가 변경되는 값을 지정하는 기능입니다. 이것때문에 문서상태를 사전에 만들었습니다.
증명서 신청자가 확인필을 찍으면 문서상태가 '증명서신청'으로 변경되도록 지정합니다.

④기본값은 '수동으로 확인을 받습니다.' 입니다. 자동으로 하신 경우 게시글 작성시나 게시글 열람시 바로 확인필이 찍히기 때문에 특별한 경우가 아니면 추천드리지 않습니다.

⑤해당 프로세스에서 수행해야하는 업무 내용을 구체적으로 기입합니다. 예시 이미지와 같이 이미지를 첨부하면 더욱 좋습니다.

⑥저장 버튼을 눌러 확인란을 저장합니다.

확인란 '증명서신청'이 정상적으로 등록되었습니다.

일련의 과정을 프로세스에 맞게 반복하면 확인라인이 다음과 같이 완성이 됩니다.

이제 새글을 작성 시 게시글 목록에서 확인란을 확인하실 수 있습니다.
기 작성된 건에 대해선 적용이 되지 않습니다.

게시글의 확인필을 찍을 시에 확인자의 서명이 찍힙니다. 게시글 목록에는 문서상태코드가 자동으로 변경됨과 동시에 확인란에 x표시중 하나가 o표시로 변경된 것을 확인하실 수 있습니다.

6. 실제 업무에서의 적용

자, 이제 게시판생성과 확인필의 설계가 완료되었습니다. 그렇다면 실제로 한번 진행해보도록 하겠습니다.

①그룹웨어사업부의 김지호 사원이 재직증명서가 필요합니다. 그렇다면 먼저 증명발급게시판에 신청글을 작성해야겠죠.

②김지호사원은 본인이 작성한 글의 내용이 맞는지 다시 한번 확인 후 확인라인에 필을 찍습니다.

③위 이미지를 보니 김지호 사원은 다음 확인필을 찍을수가 없습니다. 이유는 그 다음 업무는 관리팀이 진행해야하기 때문이죠.
이제 관리팀으로 넘어와서 관리자 주임은 문서상태코드가 '증명서신청'으로 되어있는것을 확인 후 다음 진행해야 할 확인필의 제목을 눌러 어떤 업무를 해야하는지 확인합니다. 진행이 완료되고 문제가 없다면 관리팀확인 확인필을 찍습니다.

④다음 확인필은 증명서를 발급하는 내용입니다. 확인필 내용을 보니 게시글 내 정보를 바탕으로 증명서를 작성한 뒤 PDF파일로 만들어 답글에 첨부하라고 하는군요. 그대로 실행 후 확인필을 찍습니다.

⑤문서상태가 발급완료로 되었으니 김지호사원은 답글만 확인하면 됩니다. 물론 답글이 작성되었을 때 푸쉬알림이 오니까 놓칠일도 없겠죠. 첨부파일 내용을 확인한 후 마지막 확인필을 찍습니다. 확인필은 답글의 확인필이 아닌 원글의 확인필을 찍습니다.

이로서 증명서 발급 프로세스가 종료되었습니다.

OUTRO

이렇듯 확인라인과 상태코드 변경 기능을 통해서 업무 프로세스를 게시판으로 옮겨 기존 구두나 전화통화로 하는 업무를 간단하게 진행하실 수가 있습니다.
올바른 직무 프로세스 분석을 통해 이보다 복잡한 업무도 간단히 표현하실 수 있습니다. 프로세스분석이 어려우시다면 당사에 문의주세요. 귀사에 맞는 프로세스로 게시판을 설계할 수 있도록 전문컨설턴트가 안내해드리겠습니다.

질문이 있으십니까?