그룹웨어 전재결재를 쓰는데 증빙서류 원본 보관은 어떻게 하나요?

지출증빙서류의 수취 및 보관

법인이 ERP 시스템에 의하여 장부와 증빙을 처리하고 정보보존장치에 입력한 경우 문서에 의한 원본 증빙서류와 정보보존장치를 함께 보관하여야 함

법인이 ERP 시스템에 의하여 장부와 증빙을 처리하고 정보보존장치에 입력한 경우 문서에 의한 원본 증빙서류와 정보보존장치를「국세기본법」제85조의 3 규정에 의하여 함께 보관하여야 하며,

법인은「법인세법」제116조 규정에 의하여 각 사업연도에 그 사업과 관련된 모든 거래에 관한 증빙서류를 작성 또는 수취하여 신고기한이 경과한 날로부터 5년 간 보관하여야 하며, 증빙서류에는 세금계산서, 계산서, 신용카드매출전표, 현금영수증, 자금거래 증빙서류, 영업계약서 외에 INVOICE나 선장확인서 등이 포함되는 것입니다.

ERP시스템을 개발하여 장부와 지출결의서 및 입금결의서 등 문서를 전산으로 작성·결재하고 제 증빙을 첨부하여 정보보존장치에 보관하고자하며 지출증빙 중 세금계산서, 계산서, 신용카드매출전표, 현금영수증, 자금거래 증빙서류, 영업계약서는 원본으로 보관할 예정으로 RECAP, INVOICE, 선장확인서 등이 지출증빙서류 범위에 포함되는지 여부와 문서로 보관하지 않고 정보보존장치로만 보관가능한지 여부와 E-MAIL과 FAX로 수취한 증빙을 원본으로 볼 수 있는지 여부

○ 국세기본법 제85조의 3 【장부등의 비치 및 보존】
① 납세자는 각 세법이 규정하는 바에 따라 모든 거래에 관한 장부 및 증빙서류를 성실하게 작성하여 비치하여야 한다. (1994. 12. 22 신설)
② 제1항의 규정에 의한 장부 및 증빙서류는 그 거래사실이 속하는 과세기간에 대한 당해 국세의 법정신고기한이 경과한 날부터 5년간 보존하여야 한다. (1994. 12. 22 신설)
③ 납세자는 제1항의 규정에 의한 장부와 증빙서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용하여 작성할 수 있다. 이 경우 그 처리과정 등을 대통령령이 정하는 기준에 따라 자기테이프?디스켓 기타 정보보존장치에 의하여 보존하여야 한다. (1998. 12. 28 개정)

○ 국세기본법 시행령 제65조의 7【장부와 증빙서류로 인정할 수 있는 정보보존장 치】
① 법 제85조의 3 제3항에서 ' 대통령령이 정하는 기준' 이라 함은 다음 각호의 요건에 해당하는 경우를 말한다. (1998. 12. 31 개정)
1. 자료를 저장하거나 저장된 자료를 수정?추가 또는 삭제하는 절차?방법 등 정보보존장치의 생산과 이용에 관련된 전자계산조직의 개발과 운용에 관한 기록을 보관할 것 (1998. 12. 31 개정)
2. 정보보존장치에 저장된 자료의 내용을 쉽게 확인할 수 있도록 하거나 이를 문서화할 수 있는 장치와 절차가 마련되어 있어야 하며, 필요시 다른 정보보존장치에 복제가 가능하도록 되어 있을 것 (1994. 12. 31 신설)
3. 정보보존장치가 거래내용 및 변동사항을 포괄하고 있어야 하며, 과세표준과 세액을 결정할 수 있도록 검색과 이용이 가능한 형태로 보존되어 있을 것 (1998. 12. 31 개정)

○ 국세기본법 기본통칙 4-0…2 【법인의 거증책임】
법인세의 납세의무가 있는 법인은 모든 거래에 대하여 거래증빙과 지급규정, 사규 등의 객관적인 자료에 의하여 이를 당해 법인에게 귀속시키는 것이 정당함을 입증하여야 한다. 다만, 사회통념상 부득이하다고 인정되는 범위내의 비용과 당해 법인의 내부통제기능을 감안하여 인정할 수 있는 범위내의 지출은 그러하지 아니한다.

○ 법인세법 제116조 【지출증빙서류의 수취 및 보관】
① 법인은 각 사업연도에 그 사업과 관련된 모든 거래에 관한 증빙서류를 작성 또는 수취하여 제60조의 규정에 의한 신고기한이 경과한 날부터 5년간 이를 보관하여야 한다. (1998. 12. 28 신설)

② 제1항의 경우에 법인이 대통령령이 정하는 사업자로부터 재화 또는 용역을 공급받고 그 대가를 지급하는 경우에는 다음 각호의 1에 해당하는 증빙서류를 수취하여 이를 보관하여야 한다. 다만, 대통령령이 정하는 경우에는 그러하지 아니하다. (1998. 12. 28 신설)
1. 여신전문금융업법에 의한 신용카드매출전표(신용카드와 유사한 것으로서 대통령령이 정하는 것을 사용하여 거래하는 경우에는 그 증빙서류를 포함한다) (1998. 12. 28 신설)
2. 부가가치세법 제16조의 규정에 의한 세금계산서 (1998. 12. 28 신설)
3. 제121조 및 소득세법 제163조의 규정에 의한 계산서 (1998. 12. 28 신설)

③ 제1항 및 제2항의 규정을 적용함에 있어서 증빙서류의 수취?보관 등에 관하여 필요한 사항은 대통령령으로 정한다. (1998. 12. 28 신설)

○ 서삼46019-11334,2003.08.20
1. 지급결제문서를 전산조직을 이용하여 작성한 경우 그 자체가 원본이므로 국세기본법시행령 제65조의 7에서 정하는 기준에 적합하도록 정보보존장치를 보존하거나 회사의 업무상 비용을 법인신용카드로 지출하고 신용카드사로부터 신용카드 거래정보를 전송받아 동 거래정보를 국세기본법시행령 제65조의 7에서 정하는 기준에 적합하도록 정보보존장치에 보존하는 경우 모두 국세기본법 제85조의 3에서 정하는 장부 등의 비치 및 보존의무를 이행하는 것이 되나, 2. 문서로 받은 증빙서류(신용카드매출전표, 매입세금계산서 등)를 스캐너나 키보드를 통하여 전산입력하여 정보보존장치에 보존하는 경우 원본증빙서류를 반드시 같이 보존하여야 장부 등의 비치 및 보존의무를 이행하는 것이 됨. 3. 법인이 사업과 관련된 거래증빙서류(신용카드매출전표, 매입세금계산서, 계산서 등)를 수취하여 스캐너나 키보드를 통하여 전산입력하여 정보보존장치에 보존하는 경우에도 증빙서류의 원본은 법인세법 제116조의 규정에 의하여 보관하여야 하는 것이나, 4. 여신전문금융업법에 의한 신용카드업자로부터 신용카드 거래정보를 전송받아 동 거래정보를 국세기본법시행령 제65조의 7의 규정에서 정하는 기준에 적합하도록 정보보존장치에 보관하는 경우에는 법인세법시행령 제158조 제4항의 규정에 의하여 신용카드매출전표 원본을 보관하고 있는 것으로 보는 것임.


○ 서삼46019-11529,2002.09.09
장부와 증빙서류가 전산조직에 의해서 작성되고 그 전자기록이 정보보존 장치에 저장되고 있는 경우 국세기본법 제85조의 3(장부 등의 비치 및 보존)에 의거 보존하는 것이며 그 전자기록을 별도로 출력하여 보존하여야 하는 지에 대하여는 법령상 규정된 바 없음 그러나, 문서로 작성된 장부 및 문서형태의 증빙서류를 전산조직에 의거 처리하고 정보보존장치에 입력한 경우 문서에 의한 원본 장부 및 증빙서류와 정보보존장치를 국세기본법 제85조의 3에 의거 함께 보존하여야 하는 것임