회사에서 보내는 메일을 특정 사용자를 승인자로 지정하여 발신메일보안으로 승인 후 메일이 발송되게 하는 방법

관리자 FAQ 2018-08-15

황훈 0 댓글 1539

INTRO

신입사원이 입사 했는데 보내는 메일에 비즈니스 문구나 또는 첨부파일에 견적서를 제대로 첨부했지 검토가 필요합니다
특정사용자가 보내는 메일을 검토하고 발송되게 하는 방법은 없나요?

회사에서 중요한 또는 보안으로 인하여 아무 사용자나
메일을 발송하지 못하도록 막을 수 있는 기능이 발신메일보안 기능입니다.
기본적으로 어느 사용자든 메일을 발송할 떄는 제한이 없지만,
발신메일보안 기능을 사용 하면 내부 승인자의 승인을 거쳐야만 메일 발송이 가능하게 됩니다.
사내 보안을 중요하게 생각하신다면 업에서는 반드시 사용해야 할 기능입니다.

1. 발신메일보안 사용하기

1. 발신메일보안을 사용하기 위해서, 하단에 [사용여부 설정] →"예, 사용합니다" 옵션을 선택 합니다.
2. 옵션 선택 후 [지금적용하기]를 클릭합니다.

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2. 필터 설정하기

3. 필터설정 클릭

4. [제목과 내용] 예시 = "제안서" 라는 단어가 포함된 메일이 필터링 되게 설정 합니다.
-우측 저장클릭

5. [첨부파일] 부분에 원하는 옵션을 선택 합니다.
-하단 저장클릭

6. [외부 수신자 Check List] 예시 = naver로 보내는 메일만 필터링 하고 싶다면 @naver.com 을 입력 합니다.
-우측 저장클릭

7. [외부 수신자 White List] 예시 = @zioyoucs.com로 보내는 메일은 필터링 하지 않도록 설정 합니다.
-우측 저장클릭

*TIP
아래의 입력값 사례를 참고해서 회사에 맞게 설정하면 됩니다.

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3. 내부발신자설정

8. 내부발신자설정 클릭
9. [내부 발신자 Check List]에 필터링 하고자 하는 부서/개인을 우측에 "내부 구성원 추가" 버튼을 눌러 추가 합니다.
10. [내부 발신자 White List]에 필터링 하지 않고자 하는 부서/개인을 우측에 "내부 구성원 추가" 버튼을 눌러 추가 합니다.

*TIP
1. 내부 발신자 - 검사할 내부 임/직원에 전체 직원을 추가했을 경우
전체직원 중에서, 직급이 이사 이상인 임/직원은 승인없이 메일이 발송되게 하려면,
예외 내부 임/직원 부분에서 이사~사장에 속해있는 직급 사용자만 추가 해주면 됩니다.

2. 내부 발신자 - 검사할 내부 임/직원에 기획실 이라는 특정 부서만 추가했을 경우
기획실에서도 팀장이란 직급을 가진 임/직원은 승인필요 없이 메일을 발송하도록 하려면,
예외 내부 임/직원 부분에 기획실의 팀장만 추가하면 됩니다.

3. 내부 발신자 - 검사할 내부/임직원에 특정 사용자만 추가했을 경우
특정 사용자만 입력되었으므로 예외 대상을 입력할 필요가 없습니다.

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4. 승인자지정

필터설정 및 내부발신자를 추가 했더라도, 승인자가 없다면 해당 메일은 승인 없이 전송이 됩니다.
승인자를 반드시 추가 하도록 합니다.

11. 승인자지정 클릭
12. [승인자를 선택하세요] 클릭
13. [승인자 추가하기] 클릭

14. 승인자의 아이디를 직접 타이핑하여 입력 합니다.
15. [확인] 클릭

16. 메일 승인자를 선택 합니다.
17. [내부 구성원 추가] 버튼을 눌러 관리자사원이 관리해야 할 구성원을 추가 해줍니다.

관리할 구성원을 추가 했다면 하단의 옵션을 선택/해제 합니다.
18. 옵션선택 1), 2)
1)승인자에게 발송대기 메일문서가 도착하면 문자가 자동으로 발송된다.
- 문자 1건당 공유통장에서 차감됩니다.

2)승인대기 시간설정 XX분 초과시 자동으로 메일 발송
- 체크 해제시, 승인자가 승인을 해주기전 까지는 메일이 발송되지 않습니다.
- 체크시, 설정한 시간 이전까지 승인자가 승인을 하지 않으면 메일은 자동으로 발송 됩니다.

19. [적용하기} 클릭

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5. 승인할 메일 목록, 승인받을 메일 목록

20. 본인이 승인자 또는 메일발송이 제한되어 있는 사용자일 경우에 메일 발송 후 보여지는 메뉴 입니다.
21. [내가 승인할 메일발송 대기목록] 본인이 승은을 해줘야 하는 목록을 보여줍니다.
22. [내가 승인받을 메일발송 대기목록] 본인이 보낸 메일을 승인 받아야 하는 목록을 보여줍니다.