그룹웨어 내 전자결재와 게시글등을 메일로 보내보자 (보안메일발신자)

전자메일 2021-08-23

이동학 0 댓글 1520

INTRO

기업의 핵심 자산에 관한 민감한 내용, 노출 되어서는 안되는 기밀 등이 최근 비대면 업무흐름에 따라 비즈니스 커뮤니케이션을 위해, 부득이하게 메일로 오고 가는 경우가 많습니다. 중요한 내부정보를 메일로 전달할 때 유효기간, 패스워드, 열람횟수제한 등을 통해, 기본적인 보안체계를 확립할 수 있는 '보안메일' 에 관해 알아보겠습니다.

1. 관리자 페이지 설정

※ 보안 메일 발신자란? - 메일을 발신할 때의 계정명, 메일계정 등을 설정하고, 내용을 열람 제한을 설정 할 수 있습니다.

③ 발신메일계정표시명, 발신메일계정을 설정합니다. ※ 메일링리스트 or 실 계정이 있어야지 등록 가능합니다. ④ 열람자를 선택 할 수 있습니다.

⑤ 인원을 선택 합니다. ⑥ " >> " 클릭합니다. ⑦ 적용하기를 눌러줍니다.

⑧ 권한구분에 '발신메일관리자' 와 '열람자'를 구분합니다, ※ 발신메일관리자 : 발신이력 확인 및 열람제한정보를 변경할 수 있습니다. 열람자 : 발신이력을 확인 할 수 있습니다. ※ Tip : 열람권한 지정이 안되어 있으면, 본인이 발송한 메일만 열람가능합니다. ⑨ 저장을 눌러줍니다.

2. 보안메일 발신함 관리자 및 사용자

2-1. 위치

① 전자메일에 '기타...'를 클릭합니다.
② 보안메일 발신함을 클릭합니다.

2-2. 화면설명(발신메일관리자)

① 날짜설정, 검색어, 수신여부확인, 발신메일계정을 선택할 수 있습니다. ② 최초에 설정해놓은 열람제한 정보를 변경할 수 있습니다. ③ 수신현황에서 메일 확인여부와 확인일시를 볼 수 있습니다.

2-3. 화면설명(열람자)

발신메일관리자 화면과 동일하지만, 열람제한 정보를 변경할 수 없습니다.

3. 활용 방법

내부 중요 정보를 외부로 보안메일로 보낼때 사용합니다. 전자결재, 게시판, 업무관리, 이메일을 사용 가능하며, 예시로는 전자결재를 들어 보겠습니다.

① 결재문서 하단에 '기능절' 링크메일 보내기가 있습니다. ※ 엑셀 형식의 결재문서는 메일 본문에 엑셀에디터를 사용하지 못해 발송이 불가능 합니다.

② 창이 하나 뜨면서 기록 합니다. - 문서제목 : 결재문서의 제목으로 적용 됩니다. - 허용 도메인 1. 허용도메인에서만 동작 : " 해당 도메인에서만 보안문서를 볼 수 있다 "는 의미입니다.
ex) 각 회사 도메인 (zioyoucs.com) / naver.com ... 2. SELF 동일 레퍼러에서만 동작 : 동일 도메인에서만 작동합니다. 3. Always 체크하지 않음 : 아무 조건없이 외부에서 확인 할 수 있습니다. 4. 그룹웨어 내부에서만 허용 : 해당 PC에서 그룹웨어가 로그인이 되어있어야지, 확인 할 수 있습니다.

- 수신자 : 발송하는 메일계정을 작성합니다. - 암호질문/정답 : 암호를 질문과 정답을 설정 할수 있습니다. - 열람유효기간/열람횟수제한 : 기간 (형식 : 2021-03-19)과 볼 수 있는 제한을 합니다. - 열람시 회신메일주소 : 상대방이 메일을 읽을때 메일이 들어옵니다. ③ 다 작성이 완료되었으면 메일작성 페이지로 전송을 누릅니다.

④ 내용을 확인 후 " 보내기 "를 클릭합니다.

* 수신자

① 수신자는 문서보기 링크를 클립합니다.

② 암호를 입력하면 해당 결재문서를 열람 할 수 있습니다.

③ 열람을 하면 [수신확인메일보내기] 버튼을 클릭하면 열람시 회신메일주소에 입력했던, 메일계정으로 자동전송 됩니다.

※ TIP. 열람횟수를 다 확인 하면, 확인할 수 없습니다.

4. 메일 작성 화면에서도 가능합니다.

① '내용에 문서링크 걸기'를 클릭합니다.

② 보낼내용을 검색 후 " add "를 클릭합니다.

③ 3. 활용방법과 동일한 화면이 나오며, 그대로 작성하면 됩니다.

요즘은 많은 컨텐츠를 유튜브, 페이스북, 카카카오톡 소셜 매체에 바로 내보내는 기능이 활성화 되어 있습니다. 그러나 그룹웨어 특성상 회사 컨텐츠는 보안을 요하는 사항과 이에 책임을 지는 관리자가 있기 마련 입니다. 본 포스트는 회사 컨텐츠를 외부로 공유할 때 각각의 제약사항을 설정하면서 회사 보안에 만전을 다하는 내용이었습니다.

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